Organiser des voiles de match race : la checklist complète

Une compétition de match race se prépare sur l’eau, mais aussi au port, au bureau des inscriptions et côté sécurité. Il faut réserver les voiliers et le bateau de sécurité assez tôt, obtenir l’autorisation de compétition, puis verrouiller le format, le parcours et le planning. Les derniers jours servent surtout à traiter les inscriptions, contrôler le matériel et suivre la météo. Cette checklist rassemble les 51 tâches et 50 équipements du plan, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Définir le format de la compétition
2 personnes
Tracer le parcours de la compétition
2 personnes
Réserver des voiliers
Réserver un bateau de sécurité
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
Commander les prix et médailles
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Publier le planning de départ
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les voiliers
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Inspecter le port et le quai
2 personnes
Installer le parcours de compétition
4 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
Apposer les numéros sur les bateaux
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Tester la technique et les talkies-walkies
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Annoncer l’attribution des bateaux
2 personnes
Encadrer les premiers tours de compétition
4 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Encadrer les tours finaux
4 personnes
Vérifier l’arrivée et les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
Retirer le parcours de compétition
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Voiliers de match-raceqté 4
Bateau de sécurité
Bouées de compétitionqté 8
Ancresqté 8
Lignes d’ancrageqté 8
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Numéros de bateauqté 4
Gilets de sauvetageqté 20
Lignes de lancerqté 4
Pagaiesqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
VHF
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Sacs poubelleqté 40
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Décoration

Panneaux de directionqté 8
Panneaux indicateursqté 6
Drapeaux de matchqté 12
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par les contraintes nautiques : réserve le lieu, définis le format et trace un parcours compatible avec le plan d’eau avant d’ouvrir les inscriptions. Les bouées, ancres et lignes d’ancrage doivent correspondre à ce parcours.
Ne laisse pas la sécurité pour la dernière semaine. Prépare le plan de sécurité, réserve le bateau de sécurité et vérifie que les gilets, la VHF, les talkies-walkies et les lignes de lancer sont disponibles avant l’arrivée des équipages.
Prévois un vrai point d’accueil au quai : table d’inscription, ordinateur, imprimante, formulaires de match, planning de départ et numéros de bateau. Une table dédiée évite de mélanger les inscriptions avec les documents de course.
Fais une vérification météo à deux moments : une première fois avant de finaliser le planning, puis de nouveau le jour de la compétition. Garde une solution de rangement étanche pour les documents et le petit matériel exposés sur le quai.
Traite les besoins alimentaires avant les achats et le nombre définitif de participants. Pour l’accueil, compte les verres, assiettes, couverts et tasses à café pour chaque personne inscrite, plus une petite marge pour l’organisation.

Questions fréquentes

Quand réserver les voiliers pour une compétition de match race ?: Réserve les voiliers dès que le lieu et le format de la compétition sont définis. Fais-le avant l’ouverture des inscriptions afin de connaître le nombre d’équipages réellement accueillis et d’éviter de modifier le planning à la dernière minute.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un match race ?: Il faut au minimum un bateau de sécurité, un plan de sécurité, des gilets de sauvetage, une VHF et des moyens de communication entre le quai et l’eau. Contrôle tout le matériel avant l’installation du parcours, pas seulement le matin du départ.
Quand publier le planning de départ ?: Publie-le après avoir finalisé la liste des participants et traité les inscriptions. Prépare aussi une version imprimée au point d’inscription afin que chaque équipage puisse vérifier son ordre de départ dès son arrivée.
Quand installer le parcours et les lignes de départ ?: Installe les bouées, les ancres, les lignes d’ancrage, la ligne de départ et la ligne d’arrivée après la vérification météo et l’inspection du port et du quai. Termine ces opérations avant l’accueil des équipages, avec assez de temps pour corriger un déplacement de bouée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.