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Checklist pour organiser le vide-grenier de l’association

Un vide-grenier d’association demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les bénévoles et l’installation du site. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis structurez les inscriptions et le plan des stands. La dernière semaine sert à transmettre les consignes, vérifier la météo et rassembler le matériel. Le jour J, gardez une personne responsable de la caisse, une autre pour l’accueil et un contact facilement joignable par talkie-walkie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les exigences de permis

  • Élaborer l'aménagement du marché

    2 personnes

  • Établir les règles de vente

    2 personnes

  • Recruter des vendeurs

    3 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Confirmer les réservations de stands

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Envoyer les informations aux vendeurs

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Retirer de l'argent liquide

  • Préparer la caisse et la monnaie

    2 personnes

  • Préparer les numéros de vente

    2 personnes

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre en place le coin café et thé

    2 personnes

  • Dégager la zone de montage

    4 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Numéroter les stands

    2 personnes

  • Marquer l’itinéraire et la sortie

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Aménager le point de restauration

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

Événement

  • Accueil des vendeurs

    3 personnes

  • Enregistrer la remise des stands

    2 personnes

  • Aider les vendeurs à monter leur stand

    4 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Gérer la caisse

    2 personnes

  • Tenir le point d'information

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier le terrain et les allées

    2 personnes

  • Annoncer la clôture aux vendeurs

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Faire le check-out des vendeurs

    3 personnes

  • Stocker les restes en toute sécurité

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les stands et les tables

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Balayer le site

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer la cuisine et le bar

    3 personnes

  • Vérifier et nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Compter et ranger le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 24
  • Tables pliantesqté 2
  • Chaises pliantesqté 4
  • Portants à vêtementsqté 4

Équipement

  • Glacièresqté 3
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Caissesqté 2
  • Calculatricesqté 2
  • Talkies-walkiesqté 4
  • Trousses de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 4
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban adhésifqté 4
  • Mètres rubansqté 2
  • Presse-papiersqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Éclairage pour les tentesqté 2

Décoration

  • Drapeaux orangeqté 12
  • Guirlandes orangeqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Nappesqté 8
  • Étiquettes de prixqté 200
  • Panneaux de directionqté 12

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 40
  • Assiettesqté 50
  • Couvertsqté 50
  • Pichets de serviceqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Pinces et cuillères de serviceqté 8
  • Planches à découperqté 2
  • Couteauxqté 4
  • Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Balayette et pelleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le vide-grenier. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les réservations, de préparer les numéros de vente et d’établir le plan des stands.
  • Prévoyez l’implantation avant de répartir les tables : laissez des passages clairement signalés et gardez un accès libre pour l’installation, les livraisons et les secours.
  • Envoyez aux vendeurs leurs informations pratiques 3 à 5 jours avant l’événement : heure d’arrivée, emplacement, règles de vente, stationnement et personne à contacter sur place.
  • Ne gardez pas les achats et le matériel pour la veille au soir. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas, la monnaie, les panneaux et le coin café au plus tard la veille.
  • Pour la caisse, préparez une réserve de petites coupures et de pièces, ainsi qu’une calculatrice. Faites compter l’argent par deux bénévoles au début et à la fin afin de limiter les erreurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un vide-grenier d’association ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier les autorisations, recruter les vendeurs, diffuser les invitations et réserver le mobilier nécessaire.
Quand faut-il clôturer les inscriptions des exposants ?
Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant le vide-grenier. Il restera assez de temps pour traiter les demandes alimentaires, confirmer les stands et finaliser l’aménagement.
Que faut-il préparer la veille d’un vide-grenier ?
Rassemblez les tentes, tables, chaises, rallonges, panneaux, étiquettes de prix et caisses. Préparez aussi la monnaie, refroidissez les boissons et installez les éléments du coin café si les conditions le permettent.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un vide-grenier ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse, 1 responsable de l’installation et 1 personne mobile pour les questions et les imprévus. Ajoutez des renforts selon le nombre de stands et les horaires d’arrivée.

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