Checklist para organizar el Mercadillo de la Asociación de la Reina
Organizar el Mercadillo de la Asociación de la Reina requiere coordinar puestos, vendedores, permisos y voluntariado antes de pensar en la decoración. Empieza cerrando la fecha y la ubicación, y deja por escrito las normas de venta y la distribución del mercado. Durante la última semana tendrás que confirmar reservas, difundir la información y revisar la previsión del tiempo. El día anterior conviene preparar el efectivo, enfriar las bebidas y reunir todo el material de montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Redactar las normas de venta
2 personas
Reclutar vendedores
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar las reservas de puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Enviar información a los vendedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Retirar dinero en efectivo
Preparar el efectivo de caja y el cambio
2 personas
Preparar los números de venta
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Despejar la zona de montaje
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Marcar la ruta y la salida
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Registrar la entrega de puestos
2 personas
Ayudar a los vendedores a montar
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Revisar el terreno y los pasillos
2 personas
Anunciar el cierre de los vendedores
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos y las mesas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la cocina y el bar
3 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Contar y guardar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 12
- Sillascant. 24
- Mesas plegablescant. 2
- Sillas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Calculadorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Botiquines de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 100
- Cinta americanacant. 4
- Cintas métricascant. 2
- Portapapelescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación para tiendascant. 2
Decoración
- Banderas naranjascant. 12
- Guirnaldas naranjascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Mantelescant. 8
- Etiquetas de preciocant. 200
- Carteles de flechascant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas y cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Abrebotellascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y los requisitos de permiso con varias semanas de antelación. Sin esa confirmación no podrás publicar la convocatoria ni aceptar reservas de puestos con seguridad.
- Define la distribución antes de reclutar vendedores: asigna los puestos, las mesas y las zonas de paso, y envía a cada participante su ubicación junto con las normas de venta.
- Confirma las reservas y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así podrás asignar voluntarios y calcular con tiempo los aperitivos, las bebidas y el servicio de café y té.
- Prepara la caja el día anterior: retira el efectivo, separa el cambio y coloca calculadoras, cajas de caja y números de venta en un punto de control claramente señalizado.
- Haz el montaje por zonas y lleva una comprobación final de electricidad y señalización. Revisa cables alargadores, regletas, lámparas LED, carteles de flechas y banderas naranjas antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de asociación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, vendedores y promoción. Reserva la última semana para confirmar puestos, voluntarios, compras y previsión del tiempo.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo?
- Confirma las reservas al menos 7 días antes del evento y envía entonces la distribución, las normas de venta y la información de llegada. Guarda una lista actualizada para gestionar cancelaciones el mismo día.
- ¿Cuánto efectivo y cambio hay que preparar para un mercadillo?
- Prepara el efectivo según el número de vendedores y las ventas previstas, separando el cambio en la caja antes de abrir. Haz esta tarea el día anterior y registra cuánto dinero recibe cada caja.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el punto de café?
- Reúne vasos reutilizables, tazas, jarras, termos y bandejas el día anterior. Enfría las bebidas unas horas antes de abrir y monta el punto de café y té cuando el resto de las zonas ya esté listo.
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