Checklist pour organiser un tournoi sportif adapté

Un tournoi sportif adapté demande plus qu’un terrain et quelques équipes. Il faut prévoir l’inscription des participants, leurs besoins de soutien, l’accessibilité des parcours et des sanitaires, puis coordonner arbitres, bénévoles, transport et matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation des tables, chaises et espaces le jour du tournoi. Elle convient aussi bien à une compétition d’une journée qu’à un programme réparti sur plusieurs épreuves.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu sportif
Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les épreuves sportives
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins de soutien
2 personnes
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Planifier les arbitres
Planifier les bénévoles
2 personnes
Coordonner le transport et le stationnement
Vérifier le parcours accessible
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Réserver le matériel sportif
Commander les prix et médailles
Imprimer le déroulé
Confirmer la répartition des équipes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
Charger les batteries et piles

Événement

Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager les passages accessibles
2 personnes
Installer le matériel de compétition
3 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les infos de départ
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Accompagner les participants vers les terrains
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Afficher les classements intermédiaires
2 personnes
Garder l’espace de pause en ordre
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Retirer les tableaux de score et les marquages
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle et les vestiaires
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Envoyer les remerciements aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Bancsqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Chaises de pauseqté 12

Matériel de sport

Fauteuils roulants de sportqté 8
Sets de bocciaqté 4
Ballons de sport souplesqté 20
Ballons de goalballqté 8
Filets de volley-ballqté 2
Chasubles sportivesqté 80
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 60
Obstacles basqté 12
Ruban de balisageqté 4
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Panneaux de scoreqté 6
Feuilles de scoreqté 12
Tapis de changeqté 8
Ramps sportivesqté 2
Pompes à ballonsqté 4
Ballons de rechangeqté 12
Rubans de médailleqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappe pour table des prixqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de fixer les épreuves : vérifiez au moins 3 points sur place, notamment l’accès, les sanitaires et les zones de pause. Demandez aussi si une tente peut être installée en cas de météo incertaine.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour répartir les équipes et recueillir les besoins alimentaires ou de soutien. Prévoyez au minimum 7 jours pour traiter les réponses et confirmer le programme aux participants.
Préparez le matériel par épreuve, puis contrôlez-le deux fois : une première fois la veille et une seconde fois avant l’accueil. Pour les ballons, chronomètres et équipements spécifiques, prévoyez les éléments de rechange nécessaires afin d’éviter une interruption.
Ne laissez pas le transport au dernier moment : transmettez les indications de stationnement et d’accès avant le jour J. Vérifiez également le parcours accessible entre l’arrivée, les terrains, les sanitaires et les espaces de pause.
Installez les espaces avant l’arrivée des participants : tables, chaises, bancs, balisage, panneaux de score et sonorisation doivent être testés au moins 60 minutes avant le début. Chargez les batteries et piles la veille et regroupez les dossiers, feuilles de score et numéros de départ au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi sportif adapté ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, définir les épreuves, ouvrir les inscriptions et organiser le transport, les bénévoles et le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi sportif adapté ?: Clôturez-les au moins 7 jours avant le tournoi, et plus tôt si les besoins de soutien ou de transport sont complexes. Vous aurez ainsi le temps de remplir les dossiers, répartir les équipes et confirmer le programme.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi sportif adapté ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone active, puis ajoutez une personne pour l’accueil et une autre pour la coordination. Pour plusieurs épreuves simultanées, faites le calcul à partir du nombre de terrains et ajoutez 2 personnes de réserve.
Quand installer le matériel et les espaces le jour du tournoi ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Les tables, chaises, zones délimitées, panneaux de score, microphones et haut-parleurs doivent être en place et testés 60 minutes avant le début des épreuves.

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