Checklist pour organiser un tournoi jeunesse

Un tournoi jeunesse demande plus que la réservation d’un terrain et quelques matchs. Il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les parents, les arbitres, les secours, le matériel et l’accueil le même jour. Cette checklist de 66 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions au contrôle du site avant l’arrivée des joueurs. Elle couvre aussi les repas, les boissons, les récompenses et le plan prévu en cas de mauvais temps.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de sport
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la répartition de l’équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les contacts parents
2 personnes
Organiser les arbitres
2 personnes
Répartir les accompagnateurs de match
2 personnes
Convenir du personnel de premiers secours
2 personnes
Commander les prix
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Envoyer les confirmations d'équipe
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan météo
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter la tente
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Vérifier le son
2 personnes
Répartir le matériel de compétition
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Compléter le matériel de compétition
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les blessures
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Dire au revoir et donner des informations
2 personnes
Faire le check-out des équipes
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Rassembler les gilets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la tente
4 personnes
Remettre les terrains en état
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 30
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Matériel de sport

Football pour jeunesqté 16
Ballons de matchqté 8
Cônesqté 80
Cônes de balisageqté 80
Objectifs intermédiairesqté 8
Gants de gardienqté 4
Chasubles d’équipeqté 80
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Ancrages au solqté 16
Mètres rubansqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannière du tournoi
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 150

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Lavettesqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et réserver les terrains, puis prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les inscriptions, les invitations et l’organisation des équipes.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi afin de finaliser la répartition des équipes, les besoins alimentaires et les contacts des parents.
Envoyez les confirmations d’équipe et les informations d’itinéraire au plus tard 3 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire d’arrivée, le point d’accueil et les coordonnées utiles.
Préparez l’arbitrage, les accompagnateurs de match et les premiers secours au moins 2 semaines à l’avance. Le jour J, vérifiez les sifflets, chronomètres, tableaux de score, chasubles et ballons avant l’ouverture du site.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant le tournoi et gardez un plan de repli prêt. Contrôlez aussi les tentes, ancrages, rallonges, multiprises, glacières et boissons avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi jeunesse ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains, lancer les inscriptions, recruter les arbitres et commander les récompenses.
Quand clôturer les inscriptions à un tournoi jeunesse ?: Clôturez-les 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors répartir les équipes, vérifier les contacts des parents et recueillir les informations alimentaires sans modifier les listes au dernier moment.
Que faut-il envoyer aux parents avant un tournoi jeunesse ?: Envoyez une confirmation 3 jours avant avec l’équipe, l’horaire, l’itinéraire, le lieu de rendez-vous et un contact sur place. Rappelez aussi les éventuels besoins alimentaires et l’équipement à prévoir.
Quand vérifier la météo pour un tournoi jeunesse ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Préparez votre solution météo avant le tournoi, notamment pour les tentes, les terrains et la sécurité des installations.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.