Checklist pour organiser un tournoi esport

Un tournoi esport se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Cette checklist vous aide à fixer le format, ouvrir les inscriptions, répartir les équipes et préparer le matériel gaming sans oublier le réseau. Prévoyez aussi le règlement, les récompenses, la restauration et le streaming si le tournoi est diffusé. Les dernières vérifications doivent être terminées avant l’arrivée des joueurs, pas pendant le premier match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Choisir le jeu du tournoi
2 personnes
Définir le format de la compétition
3 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Déterminer les gains
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Répartir les équipes
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Publier le programme des matchs
Commander les prix
Commander le catering
Réserver l’équipement
2 personnes
Vérifier le plan de réseau
2 personnes
Télécharger les mises à jour du jeu
2 personnes
Préparer les informations du compte
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rappeler les participants
Préparer les prix

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stations de jeu
6 personnes
Connecter le réseau
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Tester le logiciel de jeu
4 personnes
Installer l'équipement de streaming
3 personnes
Installer les écrans
2 personnes
Placer les panneaux d’information
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Encadrer les éliminatoires
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la première phase d’élimination
5 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Encadrer les demi-finales
5 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
5 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes
Éteindre l’équipement
4 personnes
Démonter les stations de jeu
6 personnes
Déconnecter les équipements réseau
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes

Suivi

Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Inventorier l’équipement
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
Verser les gains des prix
Gérer la caution et les clés
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Passe-câblesqté 20

Équipement

PC gamingqté 32
Écrans gamingqté 32
Claviers gamingqté 32
Souris gamingqté 32
Casques gamingqté 32
Webcamsqté 2
Ordinateur portable de présentation
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur de streaming
Capturecardsqté 2
Multiprisesqté 20
Rallongesqté 24
Câbles réseauqté 40
Switches réseauqté 4
Routeursqté 2
Adaptateurs Ethernetqté 4
Câbles HDMIqté 8
Câbles DisplayPortqté 36
Câbles d’extension USBqté 16
Contrôleurs de réservationqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Numéros de table des équipesqté 16
Panneaux d'orientationqté 8
Table des prix

Matériel de sport

Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 20
Poubellesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 4
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le jeu, le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez clairement le nombre de joueurs par équipe, les horaires, les règles de départage et les conditions de participation.
Bloquez la salle et le réseau plusieurs semaines à l’avance. Testez chaque poste avec le jeu choisi, téléchargez les mises à jour et vérifiez les câbles, switches, routeurs et adaptateurs Ethernet au plus tard la veille.
Fermez les inscriptions avant de publier le tableau définitif. Gardez un délai d’au moins 3 à 5 jours pour vérifier les coordonnées, recueillir les besoins alimentaires et répartir les équipes.
Préparez le planning des matchs avec une marge entre deux rencontres. Ajoutez au moins 15 minutes par créneau pour les changements de joueurs, les problèmes de connexion et les vérifications de compte.
Le jour du tournoi, installez une table d’inscription et identifiez les câbles avant l’arrivée des participants. Préparez aussi les prix, les clés USB, les batteries externes et les informations de compte dans un emplacement accessible à l’organisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi esport ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer le matériel, publier les inscriptions et commander les prix. Un petit tournoi peut se préparer en 3 à 4 semaines si la salle et les postes gaming sont déjà disponibles.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi esport ?: Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le tournoi afin de traiter les réponses et publier la liste définitive. Gardez ce délai pour vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et la composition des équipes.
Combien de postes gaming faut-il prévoir pour un tournoi esport ?: Prévoyez un poste complet par joueur qui joue simultanément, avec au moins 1 poste de secours pour remplacer un équipement défaillant. Ajoutez un écran, un clavier, une souris, un casque et les câbles nécessaires à chaque poste.
Quand tester le réseau et les mises à jour du jeu ?: Effectuez un premier test du réseau 2 à 3 jours avant l’événement, puis une dernière vérification la veille. Téléchargez les mises à jour du jeu avant l’installation afin d’éviter de perdre du temps entre deux matchs.

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