Esportturnier organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Esportturnier braucht mehr als Gaming-PCs und einen Spielplan. Du musst Anmeldung, Reglement, Teams, Netzwerk, Stromversorgung und Technik so vorbereiten, dass am Turniertag keine langen Unterbrechungen entstehen. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und teste die komplette Ausstattung mindestens einmal vor Ort. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Locationwahl bis zur Teilnehmerliste, zum Wettkampfplan und zur Ausgabe der Preise.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Turniertermin festlegen
2 Personen
Location reservieren
2 Personen
Turnierspiel auswählen
2 Personen
Wettkampfformat festlegen
3 Personen
Reglement erstellen
2 Personen
Preisgeld festlegen
2 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
Teams einteilen
2 Personen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Wettkampfplan veröffentlichen
Preise bestellen
Catering bestellen
Ausrüstung reservieren
2 Personen
Netzwerkplan prüfen
2 Personen
Spielupdates herunterladen
2 Personen
Kontodaten vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Preise bereitlegen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Gaming-Stationen aufstellen
6 Personen
Netzwerk anschließen
3 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Spielsoftware testen
4 Personen
Streaming-Ausrüstung installieren
3 Personen
Bildschirme aufhängen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Teameinteilung bestätigen
2 Personen
Eröffnungsinformationen geben
2 Personen
Vorrunde betreuen
6 Personen
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Erste Ausscheidungsrunde begleiten
5 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Halbfinale betreuen
5 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finale betreuen
5 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abschluss ankündigen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Geräte ausschalten
4 Personen
Gaming-Stationen abbauen
6 Personen
Netzwerkgeräte trennen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Nachbereitung
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse online veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Preisgeld überweisen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Reste einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- Registrierungstisch
- BarhockerAnz. 4
- KabelmattenAnz. 20
Ausstattung
- Gaming-PCsAnz. 32
- Gaming-MonitoreAnz. 32
- Gaming-TastaturenAnz. 32
- Gaming-MäuseAnz. 32
- Gaming-HeadsetsAnz. 32
- WebcamsAnz. 2
- Präsentationslaptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Streaming-Computer
- CapturecardsAnz. 2
- SteckdosenleistenAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 24
- NetzwerkkabelAnz. 40
- Netzwerk-SwitchesAnz. 4
- RouterAnz. 2
- Ethernet-AdapterAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 8
- DisplayPort-KabelAnz. 36
- USB-VerlängerungskabelAnz. 16
- ErsatzcontrollerAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Dekoration
- TurnierbannerAnz. 4
- TeamtischnummernAnz. 16
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- Preisetisch
Sportmaterial
- WettkampfuhrAnz. 4
- AnzeigetafelnAnz. 4
- PfeifenAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- WasserkannenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HanddesinfektionsmittelAnz. 4
- ToilettenpapierAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Turnierspiel, Format und Reglement mindestens 4 Wochen vor dem Termin fest. So kannst du Anmeldeformular, Einladungen und Werbung mit klaren Informationen veröffentlichen.
- Plane pro Spielplatz einen Gaming-PC, Monitor, Tastatur, Maus und ein Headset ein und halte mindestens einen Ersatzcontroller bereit. Teste jedes Gerät vor dem Turnier mit dem tatsächlich verwendeten Spiel.
- Prüfe den Netzwerkplan nicht erst am Veranstaltungstag: Bereite Router, Switches, Netzwerkkabel, Ethernet-Adapter und Steckdosenleisten mindestens 7 Tage vorher vor und kennzeichne die Anschlüsse.
- Veröffentliche den Wettkampfplan erst nach Prüfung der endgültigen Teilnehmerliste und Teams. Verschicke die Teilnehmererinnerung spätestens 48 Stunden vorher mit Startzeit, Adresse und wichtigen Regeln.
- Bestelle Catering und Preise frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung. Lege Preise, USB-Sticks, Powerbanks und Kontodaten am Vorabend an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Esportturnier organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location, Spiel und Wettkampfformat. Die endgültige Teilnehmerliste und der veröffentlichte Wettkampfplan sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Turnier feststehen.
- Wie viele Gaming-PCs braucht man für ein Esportturnier?
- Plane einen vollständigen Gaming-Platz pro gleichzeitig spielendem Teilnehmer oder Teammitglied ein. Bei 16 gleichzeitig spielenden Personen brauchst du also 16 PCs, Monitore, Tastaturen, Mäuse und Headsets sowie mindestens einen getesteten Ersatzplatz.
- Wann sollte die Anmeldung für ein Esportturnier starten?
- Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor dem Termin und bearbeite Anmeldungen laufend. Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit Teams, Kontaktdaten und Ernährungswünsche geprüft werden können.
- Was muss man am Tag vor einem Esportturnier prüfen?
- Lade Spielupdates herunter, teste Netzwerk, Streaming-Computer, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher und kontrolliere alle Kabel. Lege Preise und Registrierungsunterlagen am Vorabend bereit und plane mindestens 2 Stunden für den Techniktest ein.
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