Checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball demande surtout une bonne préparation du planning et du terrain. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’au rangement du matériel. Prévoyez les équipes, les arbitres, les matchs et les besoins alimentaires avant le jour J. Sur place, gardez du temps pour monter les filets, délimiter les terrains, installer l’accueil et tester la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Planifier les arbitres
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Gonfler les ballons
2 personnes
Délimiter les terrains
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Tester la musique
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les équipes
3 personnes
Ouvrir le tournoi
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les résultats
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les terrains de jeu
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Clôturer le tournoi

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Bancs de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de volley-ballqté 8
Ballons de volleyqté 12
Filets de ballonqté 4
Marquages au solqté 8
Lignes de démarcationqté 16
Chaises de juryqté 4
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Chasubles d’équipeqté 48
Pompesqté 2
Valves de rechangeqté 12
Trousse de premiers secours

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Bannièresqté 6
Panneau de table des prix

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines avant le tournoi. Demandez dès l’inscription le niveau des joueurs, leur disponibilité et leurs éventuels besoins alimentaires.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis répartissez les équipes et préparez le planning des matchs. Gardez une marge de 10 à 15 minutes pour les retards ou les matchs qui se prolongent.
Vérifiez le matériel sportif la veille : filets, poteaux, ballons, marquages au sol, sifflets et panneaux de score. Gonflez les ballons et prévoyez une pompe ainsi que des valves de rechange, car ce sont des oublis fréquents.
Le jour J, arrivez au moins 2 heures avant le premier match. Installez les terrains, les tables, les chaises, les tentes, le comptoir d’inscription et la table traiteur avant l’arrivée des participants.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant le début des matchs. Pour le café, les gobelets, les assiettes et les couverts réutilisables, prévoyez un point de service séparé de l’accueil afin d’éviter les files.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Comptez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, lancer les invitations et recueillir les inscriptions. Terminez la répartition des équipes et le planning des matchs 3 à 5 jours avant le tournoi.
Combien de temps avant faut-il installer un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place avant le premier match. Cela laisse le temps de monter les filets, délimiter les terrains, installer l’accueil et tester le haut-parleur et le microphone.
Combien de ballons faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au minimum 1 ballon par terrain en jeu, plus 2 à 3 ballons de réserve pour l’ensemble du tournoi. Vérifiez leur gonflage la veille et gardez une pompe et des valves de rechange à proximité.
Quand préparer le planning des matchs et les équipes ?: Préparez une première version dès que les inscriptions sont ouvertes. Finalisez les équipes et le planning 3 à 5 jours avant, puis envoyez les horaires aux participants au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.