Checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball repose sur une bonne préparation du gymnase, des équipes et du matériel. Cette checklist de 74 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au briefing du jour J. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : coordonnées des participants, besoins alimentaires, premiers secours et indications d’accès. Prévoyez un responsable pour chaque poste afin que les matchs commencent à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Vérifier les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Prévoir un contact de premiers secours
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger les règles du tournoi
Envoyer le planning des équipes
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Vérifier les gobelets et la vaisselle
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Commander les prix
Créer la playlist musicale
Imprimer les feuilles de score
Imprimer le planning du match
Préparer le briefing de l'équipe
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Emballer les prix

Événement

Installer la table d'inscription
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Marquer l’emplacement du terrain
3 personnes
Monter les filets
4 personnes
Installer la chaise de l’arbitre
2 personnes
Installer les tables de pointage
2 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Préparer le matériel d’inscription
2 personnes
Installer les lots
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Briefer les arbitres
Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les ballons
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Expliquer les règles du tournoi
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Utiliser le sifflet de compétition
4 personnes
Mettre à jour les résultats
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer les pauses
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel de sport
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol sportif
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de volley-ballqté 4
Ballons de volleyqté 12
Chaises de juryqté 2
Siffletsqté 6
Antennesqté 4
Bandes de filetqté 4
Ruban de marquage au solqté 4
Cônesqté 24
Chasubles d’entraînementqté 24
Filets à ballesqté 4
Aiguilles de rechange pour ballonqté 10
Pompe à ballonqté 2
Serviettesqté 12
Poches de glaceqté 6
Trousse de premiers secoursqté 2

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Calculatricesqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Petits bolsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Panneaux avec le nom de l'équipeqté 16
Panneaux de flèchesqté 12
Bannière du tournoi
Nappesqté 8
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 4
Rubans de médailleqté 24

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions : confirmez l’horaire d’accès, le temps nécessaire pour installer les filets et l’espace prévu pour les vestiaires.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et la répartition des équipes.
Préparez le planning des matchs dès que les inscriptions sont stabilisées, puis envoyez-le aux équipes avec les indications d’accès au moins 5 jours avant l’événement.
Ne limitez pas le matériel aux ballons et aux filets : prévoyez aussi une pompe, des aiguilles de rechange, des sifflets, des antennes, du ruban de marquage et des feuilles de score imprimées.
Désignez les arbitres, les bénévoles et le contact de premiers secours avant la dernière semaine. Faites un briefing de l’équipe le jour même, avant l’arrivée des premières équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, recruter les bénévoles et arbitres, ouvrir les inscriptions, commander les prix et finaliser le planning.
Quand envoyer le planning aux équipes ?: Envoyez le planning et les indications d’accès au moins 5 jours avant le tournoi. Si les horaires changent, transmettez la version corrigée immédiatement et imprimez aussi un exemplaire sur place.
Combien de ballons faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au minimum 2 ballons par terrain utilisé, plus 1 ou 2 ballons de réserve. Ajoutez une pompe et des aiguilles de rechange pour éviter une interruption pendant les matchs.
Que faut-il prévoir pour les premiers secours pendant un tournoi ?: Désignez un contact de premiers secours avant la dernière semaine et placez une trousse de premiers secours ainsi que des poches de glace dans un endroit connu des bénévoles. Indiquez clairement où trouver cette personne dès le briefing.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.