Checklist pour organiser un tournoi de squash

Un tournoi de squash se prépare dans un ordre précis : les terrains et le format d’abord, les inscriptions et les arbitres ensuite, puis les feuilles de match et l’accueil. Prévoyez aussi les détails qui arrivent souvent trop tard, comme les clés, les besoins alimentaires, les médailles et les rallonges pour le matériel informatique. Cette checklist rassemble les étapes et l’équipement nécessaires pour suivre les participants, lancer les matchs à l’heure et gérer la remise des prix sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver des courts de squash
Définir le règlement et le format de jeu
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Vérifier les frais d'inscription
Mettre à jour la liste des participants
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Organiser la caution et les clés
Commander les prix
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Finaliser le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Préparer les dossiers du tournoi
2 personnes
Imprimer les feuilles de match
Créer des étiquettes et de la signalétique
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les terrains et les vestiaires
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Installer les panneaux de couloir
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les balles et les raquettes
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
Encadrer les premiers matchs
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer les quarts de finale
4 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Prendre une photo de groupe
Faire le check-out des participants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Récupérer le matériel sportif
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer les pistes et les vestiaires
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Rendre la caution et les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Rassembler les notes de frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Raquettes de squashqté 24
Balles de squashqté 60
Chasubles d’entraînementqté 24
Braceletsqté 60
Panneaux de scoreqté 8
Chaises de juryqté 8
Sacs de sportqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Tablette
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeursqté 4
Téléphone mobileqté 2
Microphone à main
Enceinte Bluetooth

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bannière du tournoi
Panneaux pour les pistesqté 8
Panneau d’accueil
Flèches directionnellesqté 12
Nappesqté 8
Médaillesqté 6
Gobeletsqté 3
Rubansqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les courts avant d’ouvrir les inscriptions. Ajoutez une marge de 15 à 20 minutes entre les rotations pour absorber les retards et les matchs qui se prolongent.
Fixez le règlement et le format avant l’envoi des invitations. Indiquez notamment le nombre de matchs garanti, la durée prévue et les règles de remplacement en cas d’absence.
Arrêtez la liste des participants au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez encore le temps de construire le programme, de répartir les arbitres et d’imprimer les feuilles de match.
Préparez un dossier par zone ou par série de matchs. Gardez les feuilles imprimées, les panneaux de score et les consignes des arbitres ensemble pour éviter les recherches entre deux rencontres.
Vérifiez la logistique du club la veille : caution, clés, accès aux vestiaires, alimentation électrique et chargeurs. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante et le microphone avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un tournoi de squash ?: Commencez la réservation des courts et la définition du format 6 à 8 semaines avant la date. Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant, puis finalisez le programme dans les 3 à 5 jours précédant le tournoi.
Quand fermer les inscriptions pour un tournoi de squash ?: Fermez-les idéalement 7 jours avant la compétition. Ce délai permet de vérifier les paiements, recueillir les besoins alimentaires et remplacer les forfaits avant d’imprimer les feuilles de match.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de squash ?: Prévoyez au minimum un arbitre ou responsable identifié par court en activité, avec une personne de réserve pour les pauses et les imprévus. Pour 4 courts utilisés simultanément, préparez donc 5 personnes si le planning est dense.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de squash ?: Rassemblez les dossiers, les feuilles de match, les médailles, les prix et le matériel de score la veille. Comptez aussi 30 à 45 minutes pour tester l’imprimante, les rallonges, les multiprises et le système audio.

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