Checklist para organizar un torneo de squash sin olvidos

Un torneo de squash necesita más que reservar unas pistas. Tienes que cerrar el formato, controlar las inscripciones, preparar el calendario y dejar claro quién arbitra cada partido. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta entregar premios y medallas. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las llaves, la fianza, las preferencias dietéticas, el material impreso y las instrucciones para los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
2 personas
Reservar pistas de squash
Definir las reglas y el formato de juego
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Comprobar la cuota de inscripción
Actualizar la lista de participantes
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Asignar árbitros
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Encargar premios
Colgar el material promocional
2 personas
Enviar información a los participantes
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
Confirmar el calendario de la competición
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios y medallas
Preparar las carpetas del torneo
2 personas
Imprimir boletos del concurso
Crear etiquetas y señalización
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir el material
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las pistas y los vestuarios
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de competición
2 personas
Colocar marcadores
2 personas
Colgar los carteles de pista
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Repartir pelotas y raquetas
2 personas
Dar la explicación de apertura
Dirigir los primeros partidos
4 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Dirigir los cuartos de final
4 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Coordinar las semifinales
4 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
3 personas
Homenajear a los ganadores
3 personas
Hacer una foto de grupo
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Recoger el material deportivo
2 personas

Seguimiento

Desmontar el bufé
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar las pistas y los vestuarios
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Devolver el depósito y las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Recopilar gastos y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 32
Taburetes de barcant. 6
Bancos del vestuariocant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Raquetas de squashcant. 24
Pelotas de squashcant. 60
Chalecos de entrenamientocant. 24
Pulserascant. 60
Marcadorescant. 8
Sillas para árbitroscant. 8
Bolsas de deportecant. 4

Equipo

Portátil
Tableta
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cargadorescant. 4
Teléfono móvilcant. 2
Micrófono de mano
Altavoz Bluetooth

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de servircant. 10
Jarrascant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzascant. 4
Cucharonescant. 4
Jarras medidorascant. 2
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Pancarta del torneo
Carteles de pistascant. 8
Cartel de bienvenida
Flechas de direccióncant. 12
Mantelescant. 8
Medallascant. 6
Vasoscant. 3
Cintascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Fregonascant. 3
Guantes de gomacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva las pistas antes de abrir las inscripciones y confirma cuántas horas estarán disponibles. Con ese dato podrás calcular el número real de partidos y evitar un calendario imposible.
Define las reglas y el formato antes de enviar invitaciones. Indica el sistema de puntuación, los tiempos entre partidos y qué ocurre si un jugador no se presenta.
Cierra la lista de participantes con varios días de margen para elaborar el calendario y asignar árbitros. Envía después una confirmación con horarios, instrucciones de llegada y cualquier material que deban llevar.
Comprueba con antelación la fianza y las llaves de las instalaciones. El día del torneo, una persona debe encargarse de abrir, guardar el material y devolver las llaves al finalizar.
Prepara las carpetas del torneo y el material de mesa antes de la primera ronda: calendario impreso, marcadores, bolígrafos, pulseras y boletos del concurso. Lleva también portátil, tableta, cargadores y cables alargadores para resolver cambios sobre la marcha.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar las pistas para un torneo de squash?: Reserva las pistas al menos 4-6 semanas antes, sobre todo si necesitas varias pistas durante varias horas. No abras las inscripciones hasta confirmar la disponibilidad y las condiciones de la reserva.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo de squash?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del torneo. Ese margen permite actualizar la lista, procesar las últimas altas y elaborar un calendario que puedas confirmar y enviar a los participantes.
¿Cuántos árbitros hacen falta para un torneo de squash?: Calcula un árbitro disponible por cada partido que se juegue de forma simultánea y añade al menos una persona de reserva. Si usas cuatro pistas a la vez, prepara 4 árbitros y 1 suplente.
¿Cuándo hay que encargar los premios y medallas?: Encárgalos al menos 3 semanas antes y comprueba la entrega una semana antes del torneo. Reserva unos minutos en el programa final para recogerlos y entregarlos sin retrasar la última ronda.

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