Checklist pour organiser un tournoi de klaverjas

Un tournoi de klaverjas demande surtout une bonne préparation des inscriptions, des tables et du déroulement des matchs. Fixez les règles et le barème des prix avant d’ouvrir les inscriptions, puis clôturez la liste assez tôt pour établir les tables et le planning. Le jour J, les feuilles de score, les cartes, les numéros de table et le chronomètre doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Prévoyez aussi un accueil séparé, du café, des boissons et des en-cas pour éviter les interruptions.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Définir le barème des prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Établir le plan de table
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Préparer les feuilles de score
Commander les prix
Vérifier les prix
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les tables
2 personnes
Préparer les cartes à jouer
2 personnes
Installer la table des scores
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les frais d'inscription
2 personnes
Expliquer le tournoi
Accompagner la première session de jeu
2 personnes
Saisir les scores du premier tour
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
2 personnes
Servir des sandwiches
3 personnes
Saisir les scores du deuxième tour
2 personnes
Encadrer le troisième tour de jeu
2 personnes
Saisir les scores du troisième tour
2 personnes
Encadrer la quatrième manche
2 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les cartes et les formulaires
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les résultats
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de jeuqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Nappesqté 8
Porte-manteau

Matériel de jeu

Cartes à jouerqté 12
Feuilles de scoreqté 100
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 8
Calculatricesqté 4
Numéros de tableqté 8
Chronomètre de compétition
Cloche
Prixqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 45
Verres à boireqté 45
Assiettesqté 45
Couvertsqté 45
Cuillères à caféqté 45
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Badges nominatifsqté 45

Équipement

Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions avant de préparer le plan de table : prévoyez une date de clôture au moins 3 jours avant le tournoi afin de confirmer les participants et leurs besoins alimentaires.
Préparez une feuille de score par match, avec des stylos, des presse-papiers et au moins une calculatrice à la table des scores. Une réserve de 10 % de feuilles évite de bloquer le tournoi en cas d’erreur.
Numérotez les tables avant l’ouverture du lieu et faites correspondre chaque numéro au planning des matchs. Affichez aussi un panneau d’accueil et des indications pour que les joueurs trouvent rapidement leur place.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez le café et le thé avant l’arrivée des participants. Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée du tournoi.
Vérifiez les prix dès leur réception et préparez-les dans l’ordre de remise avant le début du dernier match. Gardez le barème imprimé à la table des scores pour éviter les discussions au moment de la remise.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi de klaverjas ?: Commencez au moins 3 semaines à l’avance pour réserver le lieu, définir les règles et commander les prix. Clôturez les inscriptions environ 3 jours avant le tournoi afin d’établir le plan de table et le planning des matchs.
Combien de tables faut-il pour un tournoi de klaverjas ?: Prévoyez une table de jeu par groupe de 4 joueurs, puis ajoutez une table pour les inscriptions et une autre pour les scores. Pour 32 joueurs, cela représente 8 tables de jeu, plus 2 tables de service.
Que faut-il préparer le jour d’un tournoi de klaverjas ?: Installez les tables et les chaises, placez les numéros, préparez les cartes et distribuez les feuilles de score avant l’arrivée des joueurs. Ouvrez le lieu au moins 60 minutes à l’avance pour avoir le temps de vérifier le planning et l’accueil.
Combien de boissons prévoir pour un tournoi de klaverjas ?: Pour la première heure, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez du café, du thé et de l’eau, et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.