Organiser un tournoi de karaté sans rien oublier

Un tournoi de karaté se prépare en plusieurs étapes : réserver le gymnase, fixer le règlement, ouvrir les inscriptions et réunir l’équipe d’arbitrage. Le travail le plus sensible arrive ensuite, avec la vérification des données, la répartition des poules et la préparation des cartes de compétition. Cette checklist regroupe 72 tâches et 61 fournitures pour suivre l’organisation dans l’ordre, jusqu’aux boissons fraîches, aux en-cas et aux documents du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le règlement du concours
3 personnes
Définir les catégories et les âges
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Inviter les arbitres
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
2 personnes
Vérifier les frais d’inscription
2 personnes
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Répartir les poules
3 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Imprimer les cartes de compétition
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les prix et les médailles
2 personnes
Préparer les documents
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Poser les tapis de compétition
6 personnes
Installer les tables de compétition
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer les bannières
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer la table de premiers secours
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Donner le briefing aux arbitres
8 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Vérifier l'inscription
3 personnes
Vérifier les bandages et protections
2 personnes
Encadrer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
Annoncer les compétitions
2 personnes
Suivi du programme de la compétition
3 personnes
Enregistrer les points
8 personnes
Suivre les temps et les manches
8 personnes
Accompagner les participants vers les tapis
4 personnes
Guider le public
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Contrôler les tapis entre-temps
2 personnes
Distribuer les collations de pause
3 personnes
Annoncer les finales
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Ranger les tapis de compétition
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatamiqté 120
Bords de tapisqté 8
Bandeaux de compétition rougesqté 12
Bandeaux de compétition bleusqté 12
Bavoirs rougesqté 6
Protège-tétons bleusqté 6
Protège-têtesqté 12
Protège-tibiasqté 12
Protège-dentsqté 12
Sifflets de compétitionqté 10
Drapeaux rougesqté 12
Drapeaux bleusqté 12
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 8
Plots d’entraînementqté 12
Bandages de réserveqté 20

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables du juryqté 4
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 160
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mégaphonesqté 2
Clés USBqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Pochettes chauffantes et poches de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Bouilloiresqté 3

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Bannières du tournoiqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 180

Éclairage

Lampes de bureau LEDqté 6

Nettoyage

Têtes de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les catégories d’âge et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les conditions de participation, les frais et les règles appliquées dès le premier formulaire.
Invitez les arbitres et recrutez les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Prévoyez des personnes distinctes pour l’inscription, les tables du jury, le chronométrage, l’accueil et le catering.
Ne vous contentez pas de compter les inscrits : vérifiez les données de chaque participant, les besoins alimentaires et le paiement des frais avant de répartir les poules.
Préparez le programme après la clôture des inscriptions, puis informez les participants avec les horaires, les catégories et les consignes d’arrivée. Imprimez les cartes de compétition une fois les répartitions validées.
Contrôlez le matériel avant l’installation : tatamis et bords de tapis, protections, drapeaux, panneaux de score et chronomètres. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation et les rallonges avant l’ouverture du gymnase.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de karaté ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le gymnase, le règlement et les catégories sont fixés. Prévoyez une période d’inscription suffisamment longue pour vérifier les données, les paiements et les besoins alimentaires avant de constituer les poules.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de karaté ?: Le nombre dépend du nombre de tatamis et de participants, mais prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour l’administration, une pour chaque table du jury et une équipe pour le catering. Ajoutez des remplaçants afin de couvrir les pauses pendant toute la journée.
Quand préparer le programme et les poules du tournoi ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions et la vérification des paiements. Finalisez le programme avant d’imprimer les cartes de compétition, puis informez les participants assez tôt pour qu’ils connaissent leur horaire d’arrivée.
Quel matériel vérifier la veille d’un tournoi de karaté ?: Vérifiez les tatamis, protections, sifflets, drapeaux, panneaux de score et chronomètres. Testez également l’ordinateur, l’imprimante, les multiprises, les rallonges et la sonorisation au moins la veille, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.