Checklist pour organiser un tournoi de hockey

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : date, terrain, format, équipes, arbitres, matériel et accueil. Avec 82 tâches et 76 éléments à vérifier, les oublis arrivent surtout dans les dernières semaines : coordonnées incomplètes, équipement manquant ou planning envoyé trop tard. Cette checklist vous aide à suivre chaque étape, depuis l’ouverture des inscriptions jusqu’à l’installation des terrains et au briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Confirmer le lieu du match
Réserver les terrains de compétition
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Contacter les arbitres
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Confirmer les équipes définitives
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer la répartition des poules
2 personnes
Publier le programme des matchs
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les infos de parking
Commander les prix
Commander les maillots
Réserver le catering
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
Classer les programmes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Installer le comptoir du tournoi
3 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Délimiter les zones du public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Effectuer un test sonore
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Désigner l’espace de relais d’équipe
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les premiers matchs
6 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Distribuer les sifflets de match
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
Informer le public
2 personnes
Annoncer les pauses
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
5 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Dire au revoir aux équipes
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos des participants
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 8
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4
Glacièresqté 6
Tables hautesqté 6
Parasolsqté 4

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 40
Bâtons de hockey de rechangeqté 12
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 60
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 8
Cartons d’arbitreqté 20
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Chasubles d’équipeqté 40
Masques de gardienqté 4
Gants de gardienqté 4
Protèges-tibias de gardienqté 4
Protège-tibiasqté 12
Sacs de sportqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Ruban de sportqté 12
Bandes élastiquesqté 12
Couvertures de survieqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 6
Plastifieuse

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 8
Bannière du tournoiqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Plaques et flèchesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et les terrains, puis définissez le format et les règles avant d’inviter les équipes. Sans ces informations, les inscriptions restent incomplètes et le planning devra être refait.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez une relance 7 jours avant. Vérifiez ensuite les coordonnées, les besoins alimentaires et le nombre définitif de joueurs de chaque équipe.
Établissez les poules et le planning dès que les équipes sont confirmées. Envoyez le programme, les consignes pratiques et les informations de parking au moins 5 jours avant le tournoi.
Ne commandez pas seulement les buts et les balles : contrôlez aussi les sifflets, cartons d’arbitre, chronomètres, panneaux de score et équipements de gardien. Faites l’inventaire du matériel 7 jours avant pour avoir le temps de remplacer les éléments manquants.
Prévoyez un responsable pour les premiers secours et un briefing des bénévoles le jour J. Répartissez clairement l’accueil, le suivi des scores, l’orientation, les vestiaires et la gestion du matériel avant le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un tournoi de hockey ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les terrains, arbitres, sponsors, catering et commandes de maillots demandent souvent plusieurs semaines de coordination.
Quand faut-il confirmer les équipes d’un tournoi de hockey ?: Confirmez les équipes définitives environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors créer les poules, établir les horaires et commander les quantités nécessaires pour les repas et les récompenses.
Quand envoyer le planning des matchs aux équipes ?: Envoyez le programme final au minimum 5 jours avant l’événement. Ajoutez les horaires, le lieu, les consignes d’arrivée, les informations de parking et les coordonnées du responsable sur place.
Quel matériel vérifier avant un tournoi de hockey ?: Contrôlez les buts, balles, bâtons de rechange, cônes, ruban de balisage, sifflets, cartons, chronomètres et panneaux de score. Faites cette vérification 7 jours avant, puis un dernier contrôle le matin du tournoi.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.