Checklist pour organiser un tournoi de handball

Un tournoi de handball réussi repose sur une préparation répartie dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le gymnase, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. À l’approche du jour J, les points souvent oubliés sont les coordonnées des équipes, les besoins alimentaires, les arbitres, les feuilles de match et le chargement du matériel. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 57 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation jusqu’à l’accueil des équipes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Vérifier les coordonnées des équipes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser les arbitres
2 personnes
Attribuer les chefs de table
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les règles du tournoi
Envoyer les infos de parking
Imprimer les tickets de consommation
Imprimer les formulaires de compétition
Imprimer la liste des participants
Commander les coupes de prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
Confirmer le matériel de location
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger le transport vers le gymnase
3 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Délimiter les terrains
4 personnes
Vérifier les cibles
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre en place la table des prix
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les arbitres
2 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Expliquer le programme de la compétition
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les matchs
4 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Échanger le matériel de compétition
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer les remerciements
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le gymnase
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de handballqté 12
Ballons de handball de rechangeqté 4
Maillots de compétitionqté 40
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 2
Filets de ballonqté 4
Coupesqté 3
Rubans de médailleqté 80
Fiches de matchqté 50
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Trousse de premiers secours

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphone mobileqté 2
Mégaphone
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Ciseaux de chefqté 2
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Bannière du tournoi
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Marqueursqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les échéances avant d’inviter les équipes : prévoyez une date limite d’inscription, puis gardez au moins 7 jours pour vérifier les coordonnées et établir le programme définitif.
Ne finalisez pas seulement les arbitres : attribuez aussi les chefs de table et répartissez les bénévoles par créneau. Prévoyez une personne référente pour les changements de dernière minute.
Envoyez les règles du tournoi et les informations de parking au moins 3 jours avant la compétition. Les équipes doivent connaître les horaires, l’accès au gymnase et les documents à présenter avant leur arrivée.
Faites l’inventaire du matériel sportif avant les courses et la location. Comptez notamment les ballons de match et de rechange, les sifflets, les panneaux de score et la pendule de match.
Préparez le chargement la veille : regroupez le matériel administratif, les rallonges, les multiprises, les glacières et les thermos. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas suffisamment tôt pour éviter une course juste avant le premier match.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de handball ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le gymnase et le format de la compétition sont confirmés. Fermez-les idéalement 2 à 3 semaines avant le tournoi, afin de traiter les réponses et de finaliser le programme.
Combien de temps avant faut-il confirmer les arbitres ?: Finalisez les arbitres au moins 2 semaines avant le tournoi. Gardez ensuite 3 à 5 jours pour vérifier leur disponibilité, les horaires et les éventuels remplacements.
Quand envoyer les règles et les informations de parking aux équipes ?: Envoyez ces informations au minimum 3 jours avant la compétition, avec les horaires et les coordonnées utiles. Un rappel la veille réduit les appels liés à l’accès au gymnase.
Quand préparer le matériel et les boissons pour un tournoi de handball ?: Faites l’inventaire et rassemblez le matériel la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour précédent, puis chargez le transport assez tôt pour arriver au gymnase avant l’accueil des équipes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.