Checklist pour organiser un tournoi de handball

Un tournoi de handball demande de coordonner les équipes, le gymnase, les arbitres et le matériel bien avant le premier coup de sifflet. Commence par bloquer la date et la salle, puis construis le programme à partir du nombre d’équipes inscrites. Les confirmations, les feuilles de score et la répartition des bénévoles doivent être prêtes avant la veille. Le jour du tournoi, prévois aussi le café, les boissons fraîches, les encas et une solution de secours pour l’alimentation électrique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser les arbitres
Définir les membres du jury
Organiser le personnel de premiers secours
Publier l’organisation du match
2 personnes
Envoyer les confirmations d'équipe
Commander les prix
Vérifier les chemises et les gilets
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Créer la playlist musicale
Imprimer le déroulé
Imprimer les listes d'équipes
Imprimer les feuilles de score
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer des pochettes d’équipe
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le terrain
2 personnes
Vérifier les cibles
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Poser le ruban sur les lignes de terrain
2 personnes
Préparer les ballons de match
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Remplir les refroidisseurs de boissons
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Vérifier les documents de l’équipe
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
4 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Annoncer le programme
Garder les zones de changement prêtes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les sandwichs
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soigner les blessures
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tableaux de score
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de handballqté 12
Chasubles d’entraînementqté 30
Filets de but de rechangeqté 2
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 6
Maillots de compétitionqté 16
Pompe à ballons de réserveqté 2
Presse-papiersqté 6
Feuilles de scoreqté 60
Stylosqté 30
Numéros d’équipeqté 8

Équipement

Panneaux de scoreqté 2
Chronomètresqté 4
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Catering

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 8
plateauxqté 6

Décoration

Panneaux de table d’équipeqté 8
Panneau d’accueil
Panneau du programme de la compétition
Rubans pour les gagnantsqté 24
Nappesqté 8
Nappe pour table des prix

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariot de nettoyage
Trousse de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 12

Conseils

Fixe la date et réserve le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions : garde au moins 6 à 8 semaines pour recevoir les réponses, contacter les sponsors et établir le programme.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le nombre définitif au traiteur au plus tard 5 jours avant le tournoi. Prévois aussi des encas et des boissons pour les équipes qui enchaînent les matchs.
Ne laisse pas les arbitres et le jury pour la dernière semaine : confirme leur présence au moins 10 jours avant, puis publie l’organisation des matchs dès que les horaires sont stabilisés.
Prépare un dossier par table de marque avec feuilles de score, stylos, chronomètres et presse-papiers. Imprime les listes d’équipes et le déroulé en plusieurs exemplaires la veille, car les changements de dernière minute sont fréquents.
Teste la sonorisation, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture de la salle. Vérifie également les ballons, les filets de rechange, la pompe et les chasubles pour éviter une interruption pendant un match.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de handball ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du gymnase et l’ouverture des inscriptions viennent en premier, puis les arbitres, les sponsors, le traiteur et le matériel peuvent être confirmés progressivement.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre le formulaire environ 6 semaines avant le tournoi et fixe une date limite 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de construire les poules et d’envoyer une confirmation à chaque équipe.
Quand confirmer les arbitres pour un tournoi de handball ?: Confirme les arbitres au moins 10 jours avant le tournoi, puis reconfirme les horaires 48 heures avant. Prépare une solution de remplacement si un arbitre se désiste le jour même.
Que préparer la veille d’un tournoi de handball ?: La veille, imprime le déroulé, les listes d’équipes et les feuilles de score, refroidis les boissons et prépare les encas. Fais aussi un contrôle de 30 minutes du matériel sportif, de la sonorisation et des branchements électriques.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.