Organiser un tournoi de football sans rien oublier

Un tournoi de football demande de coordonner le terrain, les équipes, les arbitres et toute la logistique le même jour. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, de la réservation des vestiaires à la remise des prix. Prévois aussi le matériel de remplacement : ballons, sifflets, chronomètres et chasubles sont utilisés en continu. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être finalisés avant d’imprimer le planning des matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le terrain de football
Réserver les vestiaires
Définir le format du concours
2 personnes
Établir le tableau du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les arbitres
2 personnes
Contacter le secouriste
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les contacts de l’équipe
2 personnes
Envoyer les règles du jeu
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches
2 personnes
Imprimer le planning du match
Imprimer la liste des participants
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
Rassembler le matériel
3 personnes
Transporter le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Annoncer le plan météo
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le terrain
3 personnes
Vérifier les buts et les filets
2 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Inscrire les équipes
3 personnes
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Remplacer les ballons de match
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Enregistrer les blessures
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Enlever les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Réexpédier le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver l’administration du concours
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Supports pour nappesqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de football de réserveqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Mini-butsqté 4
Objectifs du matchqté 4
Filets de butqté 4
Chasubles d’équipeqté 80
Brassards de capitaineqté 8
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Cartons de l'arbitreqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Pompe avec aiguillesqté 2
Filets de ballonqté 4
Échelles d'entraînementqté 2
Lacets de rechangeqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Bandes élastiquesqté 8
Couvertures de survieqté 6
Gantsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6
Thermos à caféqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 80
Porte-médaillesqté 80
Chèques-cadeauxqté 8
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Poêlesqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Tapis de planche à découperqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Câbles de rechargeqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Câbles d'éclairageqté 3
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Ballonsqté 100
Rubansqté 8
Nappe pour table des prix
Mur photo

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Chariots de ménageqté 2
Bornes de désinfectionqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Fixe la date avant de lancer les inscriptions : vérifie la disponibilité du terrain, des vestiaires, des arbitres et du secouriste sur le même créneau.
Définis le format avant d’établir le tableau : nombre d’équipes, durée des matchs, temps de pause et règles de qualification doivent être connus des participants.
Prépare au moins un ballon de football de réserve par terrain et vérifie les aiguilles de la pompe avant le jour du tournoi. Les filets, cônes, chasubles et panneaux de score doivent être rassemblés au même endroit.
Clôture les inscriptions avant de confirmer les équipes. Recueille les besoins alimentaires et les coordonnées d’un responsable par équipe avant de transmettre les règles du jeu.
Imprime le planning des matchs et la liste des participants le jour précédent. Répartis les bénévoles par poste : accueil, table de marque, matériel, catering et remise des prix.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un tournoi de football ?: Commence la réservation du terrain, des vestiaires, des arbitres et du secouriste au moins 6 à 8 semaines avant. Fixe ensuite une date limite d’inscription environ 2 semaines avant le tournoi pour pouvoir établir les équipes et le tableau.
Quand faut-il confirmer les équipes d’un tournoi de football ?: Confirme la répartition des équipes 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Envoie les règles, les horaires et le contact de l’équipe au plus tard 5 jours avant.
Quel matériel prévoir pour un tournoi de football ?: Prévois les ballons, des ballons de réserve, des cônes, des chasubles, des sifflets, des chronomètres, des cartons et les filets de but. Ajoute une pompe avec aiguilles et rassemble tout le matériel au moins 24 heures avant le premier match.
Quand commander les repas et les prix du tournoi ?: Réserve le catering dès que le nombre estimé de participants est connu, puis transmets les besoins alimentaires au moins 7 jours avant. Commande les prix suffisamment tôt pour les récupérer et les vérifier au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.