La checklist pour organiser un tournoi de football

Un tournoi de football demande plus qu’un terrain et un ballon. Il faut verrouiller les vestiaires, les arbitres, les règles, les inscriptions et le planning des matchs avant de communiquer aux équipes. Le jour J, les feuilles de match, les chasubles, les glacières et les récompenses doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Cette checklist de 76 tâches et 59 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation des installations au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de football
Réserver les vestiaires
Finaliser les arbitres
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des arbitres
Confirmer le contact des premiers secours
Commander les prix
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Informer les participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Conserver les fruits et le pain
2 personnes
Laver les chasubles
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer les prix
Préparer le kit de démarrage
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Gonfler les ballons de match
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs
4 personnes
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Donner le briefing des arbitres
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Vérifier les couleurs des t-shirts
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
8 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Échanger le matériel de compétition
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des sandwiches
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Orienter les blessures
2 personnes
Annoncer la finale
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les buts et les terrains
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Publier les résultats
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de football de réserveqté 4
Cônesqté 60
Disques de marquageqté 40
Chasubles d’entraînementqté 40
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de terrainqté 4
Drapeaux de frontièreqté 16
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles de ballonqté 10
Brassards de capitaineqté 8
Cartons de l'arbitreqté 8
Tableau des scoresqté 2
Dossiers de matchqté 8
Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 8

Équipement

Mégaphone
Chargeurs mobilesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4

Catering

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Courses

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Panneau départ et arrivée
Cartes de table pour équipeqté 8
Bannièresqté 6
Prixqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 10

Conseils

Réservez les terrains et les vestiaires dès que la date est confirmée. Prévoyez une marge d’au moins 30 minutes avant le premier match pour l’accueil, l’échauffement et les éventuels retards.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées de chaque équipe, les besoins alimentaires et la composition du planning.
Préparez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis envoyez-le aux participants au moins 3 jours avant l’événement. Gardez une version imprimée pour la table d’inscription et le terrain.
Ne comptez pas uniquement sur les ballons utilisés pendant les matchs : prévoyez des ballons de réserve, une pompe et plusieurs aiguilles. Vérifiez aussi les filets, les cônes, les chasubles, les sifflets et les chronomètres la veille.
Installez les boissons et les aliments dans les glacières avant l’arrivée des équipes, mais conservez les fruits et le pain séparément jusqu’au service. Chargez les téléphones et le mégaphone la veille pour éviter une batterie vide pendant les annonces.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de football ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour réserver les terrains, les vestiaires et les arbitres, puis ouvrir les inscriptions. La dernière semaine sert à finaliser les équipes, le planning, le matériel et les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un tournoi de football ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le tournoi, avec la date limite d’inscription clairement indiquée. Relancez les équipes non inscrites 7 jours avant cette échéance.
Quand faire le planning des matchs ?: Établissez le planning dès que les inscriptions sont closes et que le nombre d’équipes est confirmé, généralement 5 à 7 jours avant le tournoi. Envoyez-le aux participants au moins 3 jours avant le premier match.
Quel matériel prévoir pour un tournoi de football ?: Prévoyez les ballons, des ballons de réserve, une pompe, des aiguilles, des cônes, des chasubles, des sifflets, des chronomètres et un tableau des scores. Ajoutez les feuilles de match, les cartons d’arbitre et le matériel d’accueil au moins la veille.

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