Checklist pour organiser un tournoi de football en salle

Un tournoi de football en salle demande surtout une bonne coordination entre le gymnase, les équipes et le planning des matchs. Commencez par fixer le format, les règles et le nombre d’équipes, puis sécurisez les arbitres et les premiers secours. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les coordonnées des équipes doivent être confirmés avant de construire le planning. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas découvrir le jour J qu’il manque des ballons, des formulaires ou du matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Finaliser les arbitres
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer les participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix et médailles
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Créer les panneaux d’équipe et d’itinéraire
2 personnes
Emballer les prix et le matériel
2 personnes
Vérifier le site et la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier le terrain et les buts
3 personnes
Installer des repères de terrain
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer le tableau des scores
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les sandwichs et les snacks
4 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir et enregistrer les équipes
4 personnes
Expliquer les règles du tournoi
2 personnes
Encadrer les matchs
5 personnes
Suivre les temps de match
2 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Accueillir les participants et les visiteurs
2 personnes
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours si nécessaire
Encadrer les quarts de finale
5 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Nappesqté 8
Balisage de file d’attenteqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 6

Matériel de sport

Ballons de futsalqté 12
Gilets d’équipeqté 40
Cônesqté 30
Pompe à ballonqté 2
Aiguilles de ballonqté 10
Sifflets d’arbitreqté 6
Chronomètresqté 4
Genouillèresqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20

Équipement

Tableau des scores
Ordinateur portable
Enceinte portable
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Chargeursqté 4
Boîte à outils

Sécurité

Trousse de premiers secours
Packs de froid réutilisablesqté 6

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Ruban gafferqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8

Autre

Boîte pour objets trouvés

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions et vérifiez les horaires réellement disponibles, y compris le temps nécessaire pour installer les tables, les chaises et les repères de terrain.
Arrêtez le format du tournoi avant d’établir le planning : nombre d’équipes, durée des matchs, pauses et règles de classement déterminent directement le nombre de créneaux nécessaires.
Confirmez les arbitres et l’équipe de premiers secours au plus tard une semaine avant le tournoi. Prévoyez aussi une personne identifiable pour gérer les incidents et la trousse de premiers secours.
Clôturez les inscriptions avant de calculer le catering et le planning. Demandez les besoins alimentaires, vérifiez les coordonnées de chaque équipe et envoyez le programme final aux participants.
Faites une vérification de la salle le jour précédent ou à l’ouverture : buts, terrain, tableau des scores, chronomètres, sifflets, ballons et chargeurs doivent être disponibles avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi de football en salle ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le gymnase, puis finalisez les arbitres, les premiers secours et les inscriptions avant de préparer le planning des matchs.
Quand faut-il arrêter les inscriptions au tournoi ?: Fixez une date limite environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les équipes, recueillir les besoins alimentaires et établir un planning réaliste.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de football en salle ?: Prévoyez au minimum un arbitre par terrain utilisé simultanément, avec une personne de remplacement si le tournoi dure plusieurs heures. Le nombre exact dépend du format et du nombre de terrains.
Que faut-il vérifier le matin du tournoi ?: Contrôlez au moins 60 minutes avant le premier match le terrain, les buts, les ballons, les chasubles, les cônes, le tableau des scores et le matériel de premiers secours. Installez ensuite l’accueil, les panneaux et les documents de match.

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