La checklist pour organiser un tournoi de curling

Un tournoi de curling demande plus qu’une piste réservée et des équipes inscrites. Il faut verrouiller le programme, les règles, les arbitres et la répartition des équipes avant de communiquer les horaires. Les détails matériels et logistiques se jouent ensuite : feuilles de score, badges, boissons fraîches, encas et besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 54 fournitures du plan pour suivre l’organisation sans oublier les préparatifs de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver la piste de curling
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Confirmer les participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les arbitres
Réserver le catering
Créer la playlist musicale
Créer les badges et les cartes d’équipe
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les prix et les médailles
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les cartes d’équipe
Vérifier les informations météo et de voyage
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le matériel de curling
4 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Distribuer les feuilles de match
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Accompagner la première session de jeu
6 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
6 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
Encadrer le troisième tour de jeu
6 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
Animer la finale
6 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Emballer le catering restant
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rapporter le matériel de curling
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel de caution
2 personnes
Classer les factures et les reçus
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Meuble de bar
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

Pierres de curlingqté 32
Balais de curlingqté 32
Patinsqté 40
Chaussures de curlingqté 40
Chasubles d’équipeqté 32
Disques de marquageqté 24
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Marqueurs pour le tableau de scoreqté 12
Sifflets de compétitionqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Chargeurs mobilesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Louchesqté 6
Pinces de cuisineqté 4
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Panneaux de dossardqté 16
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Pancarte de scène

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piste plusieurs semaines à l’avance, puis construisez le programme autour du nombre d’équipes, du temps de jeu et des pauses prévues. Gardez une marge pour les changements de glace et les retards entre deux rencontres.
Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : format des matchs, durée, système de points et conditions de départage. Les participants doivent recevoir ces informations avant la confirmation définitive des équipes.
Traitez les inscriptions dès leur réception et demandez les besoins alimentaires au même moment. Établissez la répartition des équipes seulement après la clôture des inscriptions, puis confirmez les participants et les horaires.
Attribuez les bénévoles et confirmez les arbitres avant le jour du tournoi. Prévoyez notamment une personne pour les scores, une autre pour l’accueil et une personne disponible pour les changements de dernière minute.
Ne gardez pas les petits préparatifs pour l’ouverture des portes : imprimez les feuilles de score, préparez les cartes d’équipe, vérifiez les prix et médailles, puis refroidissez les boissons et préparez les encas le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi de curling ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la piste, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions, commander les prix et confirmer les arbitres.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un tournoi de curling ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant le tournoi et fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant la compétition. Vous aurez alors le temps de répartir les équipes et d’envoyer les informations finales.
Quel matériel prévoir pour un tournoi de curling ?: Prévoyez le matériel de jeu, les chasubles d’équipe, les chronomètres, les panneaux et marqueurs de score, ainsi que les sifflets. Ajoutez au minimum un ordinateur, une imprimante, des rallonges et des multiprises pour gérer les scores et l’accueil.
Quand préparer les boissons et les encas ?: Faites les courses et vérifiez la liste la veille, puis refroidissez les boissons et préparez les encas le jour précédent lorsque c’est possible. Gardez les produits sensibles au froid jusqu’à l’installation du buffet.

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