Checklist pour organiser un tournoi d’écran

Un tournoi d’écran repose sur une préparation précise : format des matchs, règlement, inscriptions et répartition des poules doivent être fixés avant l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les oublis fréquents : armes de réserve, câbles, numéros de départ, branchements et informations alimentaires. Gardez une marge le jour J pour les retards et les ajustements du planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Définir le format du tournoi
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les arbitres
Clôturer la liste des participants
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les poules
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
Commander les prix et médailles
Envoyer les informations aux participants
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel d’impression
Ouvrir le lieu
2 personnes
Marquer le sol et les pistes
4 personnes
Dérouler les pistes de protection
6 personnes
Brancher l’équipement de pointage
4 personnes
Installer les tables de compétition
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les prix et la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les arbitres
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
Ouvrir le tournoi
Encadrer les matchs de poule
8 personnes
Traiter les scores de la compétition
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer la finale
8 personnes
Rassembler les feuilles de match
2 personnes
Annoncer la finale
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Collecter les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre le système de pointage
2 personnes
Emballer le matériel de sport
4 personnes
Remettre les pistes en état
6 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Pistes de protectionqté 6
Enrouleurs de pisteqté 6
Épées électriquesqté 12
Fleuret électriqueqté 12
Sabres électriquesqté 12
Masques d’escrimeqté 24
Gilets de sécuritéqté 24
Gants d’escrimeqté 24
Armes de réserveqté 12
Cordons de corps de réserveqté 12
Câbles de rechangeqté 12
Machines de scoreqté 6
Sifflets d’arbitreqté 8
Numéros de départqté 60
Cônesqté 24
Trousse de premiers secours

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleur
Microphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 3

Décoration

Bannière du tournoi
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Médaillesqté 12
Trophées pour les gagnantsqté 3
Courses

Conseils

Fixez la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de répartir les poules, attribuer les numéros de départ et établir le planning des matchs.
Prévoyez une vérification du matériel 2 à 3 jours avant l’événement. Testez les machines de score, les épées, fleurets et sabres électriques, puis mettez de côté les armes, cordons et câbles de rechange.
Arrivez au lieu au moins 2 heures avant le premier match. Le marquage du sol, le déploiement des pistes de protection, l’installation des tables et les branchements prennent plus de temps que prévu.
Envoyez les informations aux participants au minimum 5 jours avant le tournoi. Indiquez l’horaire, le format, le règlement, le numéro de départ et les consignes liées au matériel ou aux besoins alimentaires.
Préparez le bureau d’inscription avec un ordinateur, une imprimante, les numéros de départ et une liste imprimée des participants. Gardez aussi une trousse de premiers secours et un sifflet d’arbitre facilement accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’écran ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour réserver le lieu, définir le format, confirmer les arbitres et ouvrir les inscriptions. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les poules et le planning.
Quand faut-il établir le planning des matchs ?: Établissez-le après la clôture de la liste des participants, idéalement 5 à 7 jours avant le tournoi. Cela permet de tenir compte du nombre réel d’inscrits et d’éviter de refaire les poules le jour même.
À quelle heure faut-il installer les pistes ?: Ouvrez le lieu environ 2 heures avant le premier match. Comptez ce délai pour marquer le sol, dérouler les pistes de protection, installer les tables de compétition et brancher les machines de score.
Quel matériel de secours prévoir pour un tournoi d’écran ?: Prévoyez au minimum des armes de réserve, des cordons de corps de réserve et des câbles de rechange. Testez-les avant l’ouverture et gardez-les près du matériel de pointage pour intervenir rapidement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.