Checklist pour organiser un swimrun

Un swimrun demande de coordonner deux terrains, plusieurs équipes et une sécurité sans approximation. Cette checklist vous accompagne de la préparation des inscriptions jusqu’au démontage, dans l’ordre où les décisions doivent être prises. Vous y trouverez les points souvent réglés trop tard : réservation de la piscine, données médicales, groupes de départ, balisage et briefing des bénévoles. Prévoyez aussi une vraie organisation pour les dossards, les ravitaillements, les vestiaires et la zone d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Établir le règlement du concours
2 personnes
Réserver la piscine
Définir le parcours
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier les données médicales
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester les moyens de communication
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et les zones de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Indiquer les vestiaires
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Accompagner les nageurs au départ
3 personnes
Encadrer l’épreuve de natation
6 personnes
Tenir la zone de transition
4 personnes
Surveiller le parcours vélo et course à pied
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Remettre la médaille et le souvenir
3 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Nettoyer le parcours
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Vérifier les paiements en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Bonnets de bainqté 120
Médailles de finisherqté 120
Rubans de compétitionqté 20
Cônesqté 40
Panneaux de directionqté 20
Bouées de sauvetageqté 6
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Lunettes de natation de secoursqté 10
Serviettesqté 30
Tapis de yoga ou de sportqté 12
Prixqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 10
Distributeurs de boissons isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières fléchéesqté 10
Nappesqté 10

Conseils

Réservez la piscine et validez le parcours plusieurs semaines avant la course. Le tracé doit être fixé avant d’ouvrir les inscriptions, car il détermine le règlement, les horaires et les besoins de sécurité.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et attribuer les numéros. Gardez au moins 7 jours pour vérifier les données médicales, les besoins alimentaires et les informations envoyées aux participants.
Comptez les bénévoles par zone, pas seulement en nombre total : départ, arrivée, parcours, piscine, inscription et sécurité doivent chacun avoir un responsable identifiable. Faites leur briefing au plus tard la veille et distribuez des talkies-walkies aux postes éloignés.
Préparez le balisage et le matériel dans des caisses séparées par zone. Les cônes, panneaux, bouées de sauvetage, chronomètres et lunettes de natation de secours doivent être vérifiés avant l’installation du parcours.
Installez d’abord les barrières, les tentes, les tables et le comptoir d’inscription, puis le balisage sportif. Gardez une multiprise, des rallonges, des chargeurs et une imprimante de secours accessibles : ces petits équipements manquent souvent au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un swimrun ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la piscine, définir le parcours, établir le règlement, recruter les bénévoles et laisser au moins une semaine pour traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un swimrun ?: Ouvrez-les uniquement après validation du parcours, des horaires et du règlement, généralement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant le départ pour préparer les groupes et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un swimrun ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum un responsable pour chaque zone : départ, arrivée, piscine, inscription, parcours et sécurité. Ajoutez une personne de réserve par tranche de 10 bénévoles afin de couvrir les absences le jour J.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un swimrun ?: Préparez un plan écrit avant d’ouvrir les inscriptions, avec les postes de surveillance, les moyens de communication et la procédure d’urgence. Vérifiez le jour J les bouées de sauvetage, les talkies-walkies, le mégaphone et l’accès aux zones d’intervention.

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