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Swimrun organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Swimrun verbindet Schwimm- und Laufabschnitte – deshalb müssen Strecke, Übergänge und Sicherheitsmaßnahmen früh feststehen. Reserviere das Schwimmbad, lege den Parcours fest und öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement und medizinische Abläufe geklärt sind. In den letzten Wochen kommen Helfer, Startgruppen, Verpflegung und Teilnehmerinformationen hinzu. Am Veranstaltungstag zählen klare Beschilderung, Funkgeräte und eine getrennte Start- und Zielzone.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Schwimmbad reservieren

  • Parcours festlegen

    3 Personen

  • Sicherheitsplan erstellen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Medizinische Daten prüfen

    2 Personen

  • Freiwilligenbriefing erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Parcours aufbauen

    4 Personen

  • Start- und Zielzone aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Kommunikationsmittel testen

    2 Personen

  • Route und Sicherheitszonen prüfen

    3 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    4 Personen

  • Startpakete verteilen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen zuweisen

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Schwimmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Schwimmabschnitt begleiten

    6 Personen

  • Wechselzone besetzen

    4 Personen

  • Rad- und Fußweg sichern

    8 Personen

  • Zeiten erfassen

    3 Personen

  • Finisher in Empfang nehmen

    3 Personen

  • Medaille und Erinnerung überreichen

    3 Personen

  • Wasserstellen besetzen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Ergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Preisverleihung abhalten

    3 Personen

  • Teilnehmer über die Abreise informieren

Nachbereitung

  • Spielmaterial zusammenstellen

    4 Personen

  • Strecke aufräumen

    5 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Offene Zahlungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • AnmeldetischeAnz. 3
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 20

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 120
  • StartnummernbänderAnz. 120
  • BadekappenAnz. 120
  • FinishermedaillenAnz. 120
  • WettkampfbänderAnz. 20
  • KegelAnz. 40
  • WegweiserAnz. 20
  • RettungsringeAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 8
  • Ersatz-SchwimmbrillenAnz. 10
  • HandtücherAnz. 30
  • Yoga- oder SportmattenAnz. 12
  • PreiseAnz. 12

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 10
  • Megafon
  • Laptop
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • TelefonladegeräteAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 10
  • Isolierte GetränkespenderAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • Start- und ZielbannerAnz. 2
  • PfeilbannerAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 10

Tipps

  • Lege den Parcours mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest und prüfe jede Ein- und Ausstiegsstelle persönlich. Plane zusätzlich eine sichtbare Beschilderung für alle Richtungswechsel ein.
  • Verschicke Reglement und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Swimrun. Darin sollten Startzeit, Startgruppe, medizinische Hinweise und benötigte Ausrüstung eindeutig stehen.
  • Teile die Helfer nicht nur nach Strecke und Ziel ein, sondern plane mindestens ein kurzes Briefing am Veranstaltungstag ein. Für wichtige Streckenpunkte sind Funkgeräte oder ein Telefon als Rückfallebene sinnvoll.
  • Sortiere Startnummern, Startnummernbänder, Badekappen und Wettkampfbänder nach Startgruppe. Das verkürzt die Ausgabe am Anmeldetisch und verhindert Verwechslungen vor dem Start.
  • Baue Start- und Zielzone, Absperrgitter, Partyzelte und Anmeldetisch früh genug auf, damit noch Zeit für einen vollständigen Sicherheitscheck bleibt. Fülle Kühlboxen erst kurz vor Beginn und kontrolliere Ersatz-Schwimmbrillen, Handtücher und Rettungsringe.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Swimrun organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Strecke, Schwimmbad, Reglement und Sicherheitsplan sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Swimrun?
Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane mindestens eine Person pro kritischem Streckenpunkt sowie zusätzliche Helfer für Anmeldung, Start, Ziel und Verpflegung ein. Führe das Briefing spätestens 1 Stunde vor dem Start durch.
Wann sollte die Anmeldung für einen Swimrun öffnen?
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Strecke, Reglement und maximale Teilnehmerzahl festgelegt sind. Ein Zeitraum von 4 bis 8 Wochen vor dem Wettkampf gibt dir genug Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und medizinische Daten zu bearbeiten.
Was muss am Swimrun-Tag zuerst aufgebaut werden?
Baue zuerst die sicherheitsrelevanten Bereiche und den Parcours auf, danach Start- und Zielzone sowie den Anmeldetisch. Beginne mindestens 3 Stunden vor dem ersten Start, damit Beschilderung, Funkgeräte und Rettungsmaterial geprüft werden können.

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