Organiser une sortie tandem sans rien oublier
Une sortie tandem se prépare comme une petite randonnée encadrée : il faut coordonner les binômes, le parcours, le matériel et les points de rendez-vous. Cette checklist suit l’ordre utile, depuis le choix de l’itinéraire jusqu’à l’installation du départ et de l’arrivée. Prévoyez notamment une reconnaissance du trajet, un itinéraire de repli et une solution en cas de crevaison. Les informations pratiques envoyées à temps évitent les retards et les appels le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver des tandems
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Établir la liste des participants
Répartir les binômes en tandem
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Vérifier les points de repos
2 personnes
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier le matériel cycliste
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les cartes d'itinéraire
Préparer les kits des participants
2 personnes
Événement
Préparer les tandems
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Distribuer les tandems et les casques
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Donner les consignes vélo
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Accompagner la procession
4 personnes
Approvisionner le point de repos
2 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Récupérer les vélos
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Nettoyer le matériel vélo
3 personnes
Retourner les tandems loués
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Tandemsqté 16
- Casques de véloqté 32
- Gilets réfléchissantsqté 32
- Antivols de véloqté 16
- Kits d’éclairage pour véloqté 32
- Kits de réparation véloqté 3
- Pompes à véloqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Démonte-pneusqté 6
- Outils multifonctionsqté 4
- Supports à vélosqté 8
- Supports de cartes de parcoursqté 16
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 35
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
- Thermosqté 4
Équipement
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Bannière de départ
- Nappesqté 6
- Panneaux de directionqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Louchesqté 6
- Glacièresqté 4
- Carafes d’eauqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Lavettesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Faites une reconnaissance complète du parcours au moins 7 jours avant la sortie. Notez la distance, les montées, les zones dangereuses, les points de repos et les endroits où un itinéraire alternatif serait possible.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant le départ afin de former les binômes avec les tailles, les niveaux et les besoins particuliers de chacun. Demandez aussi un contact d’urgence par participant.
- Contrôlez chaque tandem avant la sortie : freins, pneus, chaîne, éclairage et réglage des selles. Préparez au minimum un kit de réparation, une pompe et des chambres à air de rechange pour le groupe.
- Envoyez les consignes pratiques au plus tard 48 heures avant le départ : heure d’arrivée, adresse, distance, vêtements recommandés, ravitaillement et numéro à appeler en cas de problème.
- Installez les tables, les chaises, les tentes, les panneaux directionnels et les glacières avant l’arrivée des participants. Gardez les cartes de parcours et les kits individuels triés par binôme pour distribuer rapidement le matériel.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une sortie tandem ?
- Prévoyez au moins 3 semaines pour réserver les tandems et les lieux, recueillir les inscriptions et préparer le parcours. Gardez les 7 derniers jours pour la reconnaissance, la répartition des binômes et le contrôle du matériel.
- Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez un premier message dès l’inscription confirmée, puis un récapitulatif complet 48 heures avant le départ. Indiquez l’horaire, le lieu, la distance, le parcours, les consignes de sécurité et les coordonnées d’urgence.
- Combien de matériel de réparation faut-il prévoir pour une sortie tandem ?
- Prévoyez au moins un kit de réparation et une pompe pour chaque groupe de 3 à 4 tandems, ainsi qu’une chambre à air de rechange par tandem pour les sorties longues. Ajoutez des démonte-pneus et un outil multifonction accessibles pendant le parcours.
- Quand répartir les participants dans les tandems ?
- Faites la répartition 3 à 5 jours avant la sortie, une fois les inscriptions et les besoins particuliers confirmés. Préparez ensuite les tandems et les supports de cartes avant l’arrivée du groupe.
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