Sortie scolaire : la checklist pour ne rien oublier

Une sortie scolaire se prépare bien avant le jour du départ : destination, transport, billets et information des familles doivent être calés en premier. Ensuite viennent les autorisations, les données médicales, les besoins alimentaires et la répartition des élèves par groupes. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux paniers-repas, aux documents imprimés et au contrôle du matériel de sécurité. Gardez une marge pour les réponses manquantes et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la destination et le programme
2 personnes
Réserver le bus
Réserver les billets d’entrée
Informer la direction de l'école
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Faire la répartition des groupes
3 personnes
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et le point d’embarquement
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan et les horaires
Imprimer les numéros d'urgence
Imprimer les consignes des encadrants
Vérifier les prévisions météo
Mettre en place le programme de repli
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
Fixer les étiquettes de bagage
3 personnes
Préparer les feuilles de présence
2 personnes
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Mettre en place le point de rassemblement
4 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Accompagner pour la dernière visite aux toilettes
3 personnes
Rassembler les groupes
6 personnes
Vérifier les présences
6 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes

Événement

Faire monter les participants dans le bus
6 personnes
Contrôler les ceintures
4 personnes
Vérifier la présence après le départ
2 personnes
Accompagner les groupes vers le programme
6 personnes
Vérifier l'accès et les billets
2 personnes
Désigner le point de rassemblement
2 personnes
Animer les différents temps du programme
6 personnes
Compter les participants lors des changements
6 personnes
Distribuer le déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laisser le lieu de pause propre
4 personnes
Animer le dernier tour de groupe
6 personnes
Vérifier le point de rassemblement
3 personnes
Vérifier les présences avant le départ
6 personnes
Accompagner les participants au bus
6 personnes
Vérifier le bus pour les retardataires
3 personnes
Distribuer des boissons pour le retour
3 personnes
Accompagner le retour
6 personnes
Vérifier la présence à l’arrivée
6 personnes
Remettre les participants à leurs parents
6 personnes
Rendre les bagages
4 personnes

Suivi

Décharger le bus
4 personnes
Récupérer les objets oubliés
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
3 personnes
Laver la vaisselle utilisée
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
2 personnes
Rendre la caution et le matériel
Informer les parents de l’heure du retour

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 60
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 70

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Film alimentaireqté 2
Papier aluminiumqté 2
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Mégaphone
Enceinte portable

Organisation

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Marqueurs permanentsqté 8
Étiquettes nominativesqté 70
Braceletsqté 70
Étiquettes de bagagesqté 70
Enveloppesqté 70
Papier d’impression
Déroulésqté 8
Plansqté 10
Bacs à braceletsqté 6

Matériel de sport

Frisbeesqté 6
balles souplesqté 6
Plaids de pique-niqueqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Conseils

Réservez le bus et les billets dès que la destination et le programme sont fixés. Gardez une confirmation écrite et vérifiez les horaires de départ, de retour et d’embarquement au moins une semaine avant.
Fixez une date limite d’inscription, puis relancez les familles qui n’ont pas rendu leur autorisation. Prévoyez 3 à 5 jours ouvrés pour vérifier les formulaires, les contacts d’urgence et les informations médicales.
Constituez les groupes avant d’imprimer les documents. Attribuez chaque accompagnateur à un groupe, puis préparez une liste avec les noms, les numéros d’urgence et les besoins particuliers.
Préparez les repas la veille lorsque c’est possible, et refroidissez les boissons avec suffisamment de pains de glace. Ajoutez une marge pour les régimes alimentaires signalés après l’inscription.
Consultez la météo 48 heures avant le départ et activez le programme de repli si nécessaire. Imprimez le déroulé, les horaires, le plan et les consignes des encadrants en plusieurs exemplaires, puis vérifiez les trousses de premiers secours et les téléphones chargés.

Questions fréquentes

Quand réserver un bus pour une sortie scolaire ?: Réservez le bus dès que la destination, la date et les horaires sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant le départ. Vérifiez encore l’itinéraire et le point d’embarquement 7 jours avant.
Quand demander les autorisations parentales pour une sortie scolaire ?: Envoyez les invitations et les formulaires dès que le programme est fixé, avec une date limite située au moins 10 jours avant la sortie. Gardez ensuite 3 à 5 jours pour relancer les familles et contrôler les informations reçues.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une sortie scolaire ?: Le nombre dépend de l’âge des élèves, du lieu et des règles de votre établissement. Répartissez tous les participants en groupes identifiés et attribuez un accompagnateur à chaque groupe avant d’imprimer les listes.
Que préparer la veille d’une sortie scolaire ?: La veille, rassemblez le matériel, préparez les paniers-repas, refroidissez les boissons et chargez les téléphones et batteries externes. Vérifiez aussi les documents imprimés, les prévisions météo et les trousses de premiers secours.

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