Checklist pour organiser une sortie du personnel

Une sortie du personnel demande plus qu’une réservation de restaurant et de transport. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les régimes alimentaires, vérifier les assurances et préparer les documents avant le départ. Cette checklist rassemble 57 tâches et 40 fournitures, de la première liste de participants à l’aménagement du point de rendez-vous. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport
Réserver une activité
Réserver le restaurant
Définir le lieu de départ
Finaliser le programme
2 personnes
Vérifier les données des participants
Transmettre les régimes alimentaires au restaurant
Vérifier les informations d'assurance
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Confirmer le transport et les réservations
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les documents de voyage
Créer les badges des participants
Emballer les cadeaux et le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la liste des présences
Charger le matériel de voyage
3 personnes
Aménager le point de départ
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Charger les bagages et le matériel
3 personnes
Accompagner les participants vers le transport
2 personnes
Vérifier le départ
Distribuer les boissons
2 personnes
Distribuer les encas de voyage
2 personnes
Accueillir les participants à leur arrivée
3 personnes
Prendre une photo de groupe
Distribuer le matériel d'activité
2 personnes
Accompagner l'activité
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel d'activités
2 personnes
Accompagner le groupe au restaurant
3 personnes
Vérifier les repas adaptés
Encadrer le dîner
3 personnes
Vérifier le compte de groupe
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
Vérifier le trajet retour
Distribuer les boissons restantes
2 personnes
Accompagner l’arrivée et la descente
3 personnes

Suivi

Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Décharger les glacières et le matériel
2 personnes
Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
Vérifier la caution et les articles loués
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les notes de frais
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Organisation

Badges des participantsqté 35
Porte-badgesqté 35
Tours de couqté 35
Listes de présenceqté 4
Brochures du programmeqté 35
Formulaires de contact d'urgenceqté 35
Sets de stylosqté 6
Presse-papiersqté 4
Cartes d'itinéraireqté 6
Étiquettes nominativesqté 40
Enveloppes pour documentsqté 4

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Téléphones portablesqté 2
Appareil photo

Catering

Glacièresqté 3
Pains de glaceqté 12
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 35
Gobelets réutilisablesqté 40
Porte-serviettesqté 4
Thermosqté 3
Gobelets à caféqté 40
Bâtonnets mélangeursqté 100
Sucriersqté 3
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Boîtes de rangementqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4
Chiffons de nettoyageqté 8
Essuie-toutqté 6
Lingettes humidesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 4
Parapluiesqté 6

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et la capacité du transport.
Transmettez les régimes alimentaires au restaurant dès que les inscriptions sont closes, idéalement 5 à 7 jours avant le repas. Gardez la liste vérifiée avec les coordonnées des participants.
Confirmez le transport, l’activité et le restaurant 48 à 72 heures avant le départ. Vérifiez aussi l’itinéraire et ajoutez une marge correspondant à au moins 15 minutes de trajet.
Préparez les badges, listes de présence, brochures du programme et formulaires de contact d’urgence la veille. Placez les documents dans des enveloppes séparées pour les distribuer rapidement au point de départ.
Chargez les téléphones, batteries externes et câbles la veille au soir. Remplissez les glacières avec les pains de glace et les bouteilles d’eau le matin du départ, puis vérifiez le matériel chargé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une sortie du personnel ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant la sortie afin de réserver le transport, l’activité et le restaurant avec un effectif fiable.
Quand réserver le transport pour une sortie du personnel ?: Réservez-le dès que la date, le lieu de départ et le nombre estimé de participants sont connus, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Confirmez les horaires et le nombre de places 48 à 72 heures avant le départ.
Que faut-il préparer la veille d’une sortie du personnel ?: Préparez les badges, listes de présence, documents de voyage, itinéraires, cadeaux et matériel la veille. Chargez également les téléphones et batteries externes, puis vérifiez les prévisions météo et les réservations.
Combien de temps avant le départ faut-il installer le point de rendez-vous ?: Prévoyez l’installation 30 à 45 minutes avant l’heure de départ. Gardez les listes de présence, badges, brochures et formulaires d’urgence accessibles pour enregistrer les participants sans ralentir le groupe.

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