Checklist pour organiser une sortie à vélo le long de la rivière

Une sortie à vélo le long de la rivière demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut cadrer la distance, prévoir des pauses accessibles, suivre les inscriptions et préparer une solution si la météo se dégrade. Cette checklist regroupe 66 tâches et 48 fournitures, depuis la réservation des points de départ et d’arrivée jusqu’au balisage et au ravitaillement. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les réparations, les communications et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Définir les points de repos le long du parcours
2 personnes
Prévoir un itinéraire alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Créer le fichier de parcours et les cartes du parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Répartir les bénévoles
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les cartes d'itinéraire et les bracelets
2 personnes
Préparer les numéros de vélo
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Répartir les snacks et les fruits en portions
3 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Remplir les trousses de premiers secours et de réparation
2 personnes
Recharger les téléphones et les talkies-walkies

Événement

Installer les tables et les tentes
4 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les supports à vélos
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Installer les postes de premiers secours et de réparation
3 personnes
Tester l’éclairage de l’arrivée
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les bracelets et les numéros de vélo
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Répartir les groupes
2 personnes
Prendre la photo de départ
Encadrer le premier groupe de cyclistes
2 personnes
Encadrer le groupe intermédiaire
2 personnes
Accompagner le dernier groupe de cyclistes
2 personnes
Tenir le point de repos au kilomètre vingt
2 personnes
Positionner le point de repos au kilomètre quarante
2 personnes
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les incidents
Réparer les vélos
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Cocher les participants arrivants
2 personnes
Servir les boissons d’arrivée
2 personnes
Servir les sandwiches
3 personnes
Servir les repas végétariens
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger la zone d’arrivée
4 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Ranger les points de repos
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Archiver le fichier de parcours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Porte-vélosqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Dossards de véloqté 70
Braceletsqté 70
Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches de directionqté 60
Sangles de fixationqté 100
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Sets de collageqté 6
Chaînes de vélo de rechangeqté 2
Cadenas pour le matérielqté 6
Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 8
Couvertures isolantesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Ciseaux de sécuritéqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Supports de téléphoneqté 4
Batteries externesqté 6
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 3
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et sa distance plusieurs semaines à l’avance, puis indiquez clairement les points de repos et l’itinéraire alternatif dans les informations envoyées aux participants.
Clôturez les inscriptions avant de préparer les portions : comptez les besoins alimentaires, les sandwiches, les fruits et les boissons à partir de la liste définitive des participants.
Préparez un poste de réparation réellement mobile : prévoyez au minimum une pompe, des démonte-pneus, des chambres à air de rechange et un outil multifonction par équipe d’assistance.
Rechargez les téléphones, talkies-walkies et batteries externes la veille. Testez aussi les supports de téléphone et attribuez chaque moyen de communication à un bénévole précis.
Installez les tentes, tables, supports à vélos et signalisation avant l’arrivée du groupe. Gardez les trousses de premiers secours et de réparation accessibles, plutôt que rangées dans un véhicule fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie à vélo le long de la rivière ?: Commencez environ 4 à 6 semaines avant la sortie. Ce délai laisse le temps de réserver le départ et l’arrivée, confirmer le parcours, recueillir les inscriptions et préparer l’itinéraire de remplacement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez la distance, les points de repos, les horaires, le matériel à prévoir et la procédure en cas de mauvais temps.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une sortie à vélo ?: Répartissez les bénévoles avant d’établir la liste définitive des participants, idéalement 7 jours à l’avance. Prévoyez des responsables distincts pour l’inscription, le départ, les pauses, l’assistance et l’arrivée afin qu’aucun poste ne reste sans relais.
Que faut-il préparer la veille d’une sortie à vélo ?: La veille, vérifiez la météo, rechargez les moyens de communication, refroidissez les boissons et répartissez les snacks en portions. Préparez aussi les cartes, bracelets, numéros de vélo, trousses de secours et de réparation pour pouvoir installer le départ sans délai.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.