Checklist pour organiser une sortie à vélo géologique

Une sortie à vélo géologique demande plus qu’un parcours intéressant. Il faut vérifier les sites, tester l’itinéraire, prévoir les arrêts d’eau et préparer un dispositif de sécurité adapté au groupe. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les explications géologiques se règlent avant le jour J. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel nécessaires, dans l’ordre où ils sont généralement utiles, du choix du parcours à l’accueil autour du café et du thé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner le parcours géologique
2 personnes
Vérifier les sites géologiques
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
2 personnes
Définir les points de repos et les arrêts d’eau
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
Effectuer un trajet d'essai
3 personnes
Préparer les explications géologiques
2 personnes
Définir les risques et la procédure d’urgence
2 personnes
Imprimer les cartes d’itinéraire et la liste des participants
Composer le kit de réparation vélo
Recharger l'équipement GPS
Faire les courses
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le dîner
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Installer le lieu de départ
5 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Préparer les vélos et le matériel de réparation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Vérifier la sécurité des vélos
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Répartir les groupes et les accompagnateurs
2 personnes
Encadrer la balade géologique à vélo
6 personnes
Donner des explications géologiques
3 personnes
Prévoir une pause boissons et collations
3 personnes
Gérer une panne de vélo en route
2 personnes
Accueillir à nouveau les participants
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire une courte présentation en soirée
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Démonter le mobilier et le matériel
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Casques de rechangeqté 4
Pompes à véloqté 3
Support de réparation de vélo
Kits d’outils pour véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Sets de collageqté 6
Kits d’éclairage pour véloqté 10
Panneaux d’orientationqté 24
Cônesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Supports de cartes de parcoursqté 8

Équipement

Appareils GPSqté 3
Batteries externesqté 4
Enceinte portable
Glacièresqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60

Cuisine

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Effectuez un trajet d’essai avant d’annoncer le parcours : vérifiez la circulation, l’état des routes, les dénivelés et le temps réel entre chaque site géologique.
Fixez les points de repos et les arrêts d’eau à l’avance. Indiquez-les sur les cartes et prévoyez un responsable avec un GPS ou une batterie externe pour éviter que le groupe ne se disperse.
Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : préparez une procédure d’urgence, des trousses de premiers secours, des gilets réfléchissants et un kit comprenant notamment chambres à air, démonte-pneus et pompe.
Envoyez aux participants les horaires, le lieu de départ et d’arrivée, la distance, les pauses et la liste du matériel personnel au moins 7 jours avant la sortie. Utilisez les inscriptions pour recueillir les besoins alimentaires.
Préparez l’accueil la veille autant que possible : cartes imprimées, panneaux d’orientation, vélos vérifiés, café et thé, glacières et repas. Le matin même, gardez du temps pour installer le départ et accueillir les participants sans précipitation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une sortie à vélo géologique ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de sélectionner les sites, réserver le départ et l’arrivée, effectuer un trajet d’essai, traiter les inscriptions et préparer la sécurité.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales au moins 7 jours avant la sortie. Rappelez les horaires, le parcours, les arrêts d’eau, les consignes de sécurité et le matériel à apporter 24 à 48 heures avant.
Quel matériel de réparation vélo faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une pompe, un support de réparation, des démonte-pneus, des kits de collage et plusieurs chambres à air de rechange. Pour un groupe important, répartissez le matériel entre au moins deux encadrants.
Quand vérifier la météo et préparer le parcours ?: Contrôlez la météo une première fois 3 jours avant, puis de nouveau le matin du départ. Le parcours et la procédure d’urgence doivent déjà être définis avant cette dernière vérification, afin de pouvoir prévenir rapidement les participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.