Checklist pour organiser une soirée de classe

Une soirée de classe demande surtout de coordonner les inscriptions, les salles, les bénévoles et le matériel au bon moment. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve la salle de classe et l’auditorium avant d’envoyer les invitations. Le nombre final de participants détermine les achats, les quantités de vaisselle et l’organisation du buffet. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des premières décisions jusqu’au rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver une salle de classe et l'auditorium
Établir le budget
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les contacts parents
Choisir les activités
3 personnes
Créer la sélection musicale
2 personnes
Élaborer les règles du jeu
2 personnes
Imprimer le déroulé
Répartir les salles
2 personnes
Établir le planning des tâches
2 personnes
Confirmer les livraisons
Clôturer les inscriptions
Compter le nombre définitif de participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les réservations
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des snacks longue conservation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les playlists sur les appareils
2 personnes
Afficher le programme
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Présenter le programme
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer les activités de jeux
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Accompagner la compétition
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes
Couper la musique

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Balayer les sols
3 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Couteaux à painqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Décorations de tableqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à batterieqté 8
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 20
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 12
Cônesqté 40
Coupesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et le budget avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite une échéance claire pour les réponses afin de pouvoir confirmer le nombre définitif de participants.
Réserve la salle de classe et l’auditorium dès que la date est arrêtée. Répartis les espaces à l’avance : accueil, activités, buffet, musique et projection ne doivent pas se gêner.
Demande les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et vérifie les coordonnées des parents. Relance les personnes manquantes au moins 7 jours avant la soirée.
Prépare le déroulé imprimé, le planning des tâches et les règles du jeu avant l’arrivée des invités. Donne à chaque bénévole une mission précise et une heure de présence.
Refroidis les boissons la veille et rassemble le matériel au plus tard le jour précédent. Compte les assiettes, gobelets, couverts et tasses après avoir obtenu le nombre final d’inscrits, avec une petite marge.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée de classe ?: Commence environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver les salles, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand clôturer les inscriptions pour une soirée de classe ?: Clôture-les 7 à 10 jours avant la soirée. Tu pourras ainsi compter les participants, vérifier les besoins alimentaires et ajuster les courses, la vaisselle et les activités.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée de classe ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le buffet, 1 pour les activités et 1 personne référente pour la technique et les imprévus. Pour plus de 30 participants, ajoute 2 bénévoles afin d’assurer les rotations et le rangement.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée de classe ?: Rassemble le matériel, confirme les livraisons et les réservations, prépare les snacks longue conservation et refroidis les boissons. Imprime aussi le déroulé et prépare les badges nominatifs avant le jour J.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.