Checklist para organizar una velada de clase

Una velada de clase necesita más que reservar un local y preparar algo de comer. Hay que cerrar el programa, controlar las inscripciones, repartir responsabilidades y comprobar que cada sala tenga el material necesario. Esta checklist reúne el orden práctico de preparación, desde la fecha y el presupuesto hasta las bebidas frías, las tarjetas identificativas y la recogida final. Úsala para saber qué resolver con semanas de antelación y qué dejar listo el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar local y auditorio
Elaborar presupuesto
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los contactos de los padres
Elegir actividades
3 personas
Seleccionar la música
2 personas
Desarrollar las reglas del juego
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la distribución de las salas
2 personas
Hacer el horario de tareas
2 personas
Confirmar entregas
Cerrar inscripciones
Contar el número final de participantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar las reservas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar snacks de larga duración
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Cargar las listas de reproducción en el equipo
2 personas
Colgar el programa
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Marcar los alérgenos por separado
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar decoración luminosa
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar las zonas de juego
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar las actividades del juego
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Gestionar el programa musical
2 personas
Mantener libre la pista de baile
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Coordinar la competición
3 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas
Apagar la música

Seguimiento

Recoger comida y bebida
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Barrer los suelos
3 personas
Fregar los suelos
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Proyector
Pantalla de proyección

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharonescant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Decoraciones de mesacant. 12
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles de flechascant. 12
Carteles del programacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de bateríacant. 8
Cables alargadorescant. 6

Material deportivo

Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 20
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 12
Conoscant. 40
Copas premiocant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva del local antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar horarios reales y evitar cambios cuando las familias ya hayan respondido.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Comprueba también los contactos de los padres antes de cerrar la lista.
Asigna responsables por sala y por franja horaria, no solo una lista general de voluntarios. Imprime el plan de trabajo y la distribución de salas para tenerlos disponibles durante la velada.
Cuenta el número final de participantes justo después de cerrar las inscripciones y úsalo para revisar la compra, las reservas, las sillas, los vasos y las raciones de snacks.
Prepara con antelación los materiales técnicos y de presentación: altavoces, micrófono, portátil, proyector, cables y regletas. Enfría las bebidas y prepara los snacks de larga duración antes de que empiecen las actividades.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada de clase?: Empieza al menos 6 semanas antes: primero fija la fecha, el programa, el presupuesto y el local. Deja las compras y la preparación de comida para la última semana, cuando ya conozcas el número final de participantes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una velada de clase?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite contar a los participantes, revisar las preferencias dietéticas y ajustar la lista de la compra, las reservas y la distribución de las salas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una velada de clase?: Calcula al menos 1 responsable por cada sala o actividad y añade 2 personas para recepción, comida y cambios de turno. Con el horario de tareas por escrito, los voluntarios pueden cubrir descansos sin dejar zonas sin supervisión.
¿Qué hay que preparar el mismo día de la velada?: Reserva las últimas 3 o 4 horas para montar mesas y sillas, distribuir las salas, conectar el sonido y el proyector, enfriar las bebidas y colocar las tarjetas de nombre. Haz una comprobación final de entregas, reservas y materiales antes de abrir las puertas.

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