Checklist pour organiser une soirée cinéma

Une soirée cinéma réussie se prépare dans deux temps : d’abord les inscriptions, les droits de projection et la technique, puis l’installation de la salle et l’accueil. Prévoyez un déroulé précis pour éviter de chercher un câble ou de refroidir les boissons au dernier moment. Cette checklist vous aide à suivre les 39 tâches du plan, du choix du film au lancement de la séance. Elle couvre aussi les besoins alimentaires, le plan de salle et le buffet.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Choisir le film et les droits de projection
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Tester la technique
2 personnes
Établir le plan de salle
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les fichiers vidéo
Nettoyer la salle de cinéma
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester l'image et le son
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les snacks
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager l’accès et l’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer le programme du film
Lancer le film
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Annoncer la pause
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
Clore le film
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les snacks et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tablesqté 6
Table de buffetqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câble HDMIqté 2
Ordinateur portable
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 60
Pichets de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Affiches de filmqté 6
Nappesqté 6
Clap de cinéma
Panneaux d’orientationqté 4

Confort

Couvertures polairesqté 20
Coussinsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les droits de projection avant d’envoyer les invitations : sans cette vérification, le choix du film peut encore changer après les inscriptions.
Traitez les réponses au moins quelques jours avant la séance et demandez les besoins alimentaires en même temps. Confirmez ensuite les inscriptions avec les horaires et les informations d’accès.
Testez l’image et le son avec les fichiers vidéo définitifs, idéalement la veille puis le jour même. Vérifiez notamment l’ordinateur, le câble HDMI, les multiprises, les rallonges et les haut-parleurs.
Installez les tables, les chaises, l’écran et le buffet avant l’arrivée du public. Gardez une zone d’accueil dégagée et placez les panneaux d’orientation à l’entrée.
Mettez les boissons au frais et préparez les snacks avant l’accueil, mais gardez le café et le thé pour une préparation proche du début de la séance. Comptez aussi les gobelets, assiettes, petits bols et couverts pour chaque personne inscrite.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cinéma ?: Prévoyez au moins deux à trois semaines pour réserver la salle, choisir le film, régler les droits et envoyer les invitations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et le test technique.
Quand faut-il tester le projecteur et le son ?: Faites un premier test la veille avec le fichier vidéo qui sera projeté. Refaites un contrôle de 15 à 20 minutes le jour même, avant l’arrivée des visiteurs.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée cinéma ?: Comptez environ deux à trois boissons par personne pour les premières heures, puis ajustez selon la durée de la séance. Prévoyez aussi de l’eau en pichets et mettez les boissons au frais avant l’accueil.
Quand préparer la salle pour une projection ?: Commencez l’installation au moins deux heures avant l’arrivée du public : nettoyage, chaises, tables, écran, projecteur, son et décoration. Réservez ensuite 30 minutes pour le test final et l’aménagement de l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.