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Filmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Filmabend steht und fällt mit funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Reserviere den Saal früh, kläre das Vorführrecht und verschicke die Einladungen, bevor du Essen und Getränke planst. In den letzten Tagen bearbeitest du Anmeldungen und Ernährungswünsche, prüfst die Einkaufsliste und bestätigst die Teilnahme. Am Veranstaltungstag testest du Bild und Ton rechtzeitig, stellst Sitzplätze und Leinwand auf und richtest Empfang, Getränke und Snacks ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Film- und Vorführrecht auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Videodateien bereitlegen

  • Kinosaal reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Bild und Ton testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Zugang und Empfang einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Filmprogramm erläutern

  • Film starten

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pause ankündigen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Film abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Snacks und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Technik sicher verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • SchälchenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • AusgießkannenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ZangenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • Filmklappe
  • WegweiserAnz. 4

Komfort

  • Fleece-DeckenAnz. 20
  • KissenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Techniktest nicht erst kurz vor Beginn: Schließe Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mischpult einige Stunden vorher an und teste Bild und Ton mit den tatsächlichen Videodateien.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe sie spätestens 3 Tage vor dem Filmabend. So kannst du Snacks, Teller und Schälchen passend bereitstellen.
  • Kühle die Getränke frühzeitig und stelle für den Empfang Wasser, Becher und einen Flaschenöffner bereit. Für Kaffee und Tee brauchst du außerdem Kaffeemaschine oder Wasserkocher sowie Thermoskannen.
  • Richte den Saal mindestens 60 Minuten vor Einlass ein: Tische und Stühle aufstellen, Leinwand und Projektor ausrichten, Kabel sichern und Wegweiser bis zum Kinosaal anbringen.
  • Plane den Start mit einem kurzen Hinweis zum Filmprogramm. Bereite Filmklappe, Filmplakate und Stimmungsbeleuchtung vorher vor, damit nach dem Empfang niemand mehr im abgedunkelten Raum suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmabend organisieren?
Reserviere den Saal und kläre das Vorführrecht idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte man die Technik für einen Filmabend testen?
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung und Ton mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Lege die Videodateien bereit und prüfe nicht nur den Start, sondern auch Lautstärke, Bildformat und die gesamte Verbindung.
Wie viele Getränke braucht man für einen Filmabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich zu Wasser für die Anreise und während des Films. Kaufe bei längeren Filmabenden eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent ein.
Wann soll der Saal für den Filmabend fertig sein?
Plane mindestens 60 Minuten für Raumaufteilung, Sitzplätze, Leinwand, Projektor, Ton, Dekoration und Empfang ein. Getränke und Snacks sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.

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