Checklist pour organiser un semi-marathon

Un semi-marathon demande plusieurs mois de préparation, car le parcours, la sécurité et les inscriptions avancent en parallèle. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis obtiens les autorisations avant de réserver les prestataires et le matériel. Les derniers jours servent surtout à confirmer les bénévoles, les groupes de départ, la météo et les stocks. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du premier repérage au briefing du jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver un soutien médical
Réserver le système de pointage
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les toilettes
Réserver des agents de circulation
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Commander le design des médailles
Concevoir les panneaux de direction
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le document de briefing
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Compléter le stock
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
4 personnes
Remplir les caisses de la poste d’eau
4 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
3 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
6 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les tentes
6 personnes
Raccorder le son et l’alimentation
3 personnes
Tracer l’itinéraire
8 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Installer des points d’eau
8 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Monter l'inscription
4 personnes
Préparer les dossards
4 personnes
Enregistrer les participants
6 personnes
Encadrer les zones de départ
6 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer le semi-marathon
3 personnes
Surveiller le passage aux intersections
12 personnes
Refaire le plein d’eau
6 personnes
Réapprovisionner la boisson énergétique
4 personnes
Distribuer les gobelets et les fruits
8 personnes
Surveiller le pointage du temps
3 personnes
Accueillir les finisseurs
6 personnes
Distribuer les médailles et les fruits
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Garder la zone d'arrivée propre
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux le long du parcours
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
Démonter l’espace d’arrivée
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Exporter les données de chronométrage
Publier les résultats
Rapporter les objets trouvés
Envoyer l’e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 6
Barrières de fouleqté 60
Barrières de sécuritéqté 40

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles de finisherqté 600
Panneaux d’orientationqté 80
Bornes kilométriquesqté 22
Panneaux indicateursqté 40
Cônes de signalisationqté 80
Braceletsqté 650
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 30
Stylosqté 40
Arche de départ
Arche d'arrivée
Blocs de podiumqté 3
Ruban d'arrivée
Cartes d'itinéraireqté 50
Listes de départqté 20
Gilets de bénévolesqté 40
Gilets de régulation du traficqté 20
Capes de pluieqté 50
Couvertures isolantesqté 50

Équipement

Tapis de chronométrageqté 2
Transpondeurs de chronométrageqté 600
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 16
Téléphones portablesqté 6
Mégaphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Pompes pour jerrycansqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 1000
Gobelets à caféqté 300
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Carafesqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation dès que la date et le parcours sont arrêtés : la commune doit aussi valider le plan de circulation et les éventuelles fermetures de rues.
Réserve tôt le chronométrage, le soutien médical, les toilettes et les agents de circulation. Sans ces prestataires, le parcours et les horaires ne peuvent pas être finalisés.
Ferme les inscriptions assez tôt pour commander les dossards, les transpondeurs et les médailles avec les bons volumes. Prévois un délai de plusieurs semaines pour les articles personnalisés.
Prépare le briefing des bénévoles au moins 7 jours avant la course. Indique à chacun son poste, son horaire, le matériel à récupérer et le numéro à appeler en cas de problème.
Refais un contrôle complet 24 à 48 heures avant le départ : météo, itinéraire, signalisation, barrières, ravitaillement, batteries, talkies-walkies et stock de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un semi-marathon ?: Prévois au minimum 4 à 6 mois pour une course sur route, et davantage si les autorisations sont complexes. Les demandes à la commune, la réservation des prestataires et l’ouverture des inscriptions doivent commencer dès que la date est fixée.
Quand demander les autorisations pour un semi-marathon ?: Dépose les demandes dès que le parcours et la date sont suffisamment précis, idéalement 4 à 6 mois avant l’épreuve. Le plan de circulation et les besoins en agents peuvent encore nécessiter plusieurs échanges avec la commune.
Combien de bénévoles faut-il pour un semi-marathon ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours à sécuriser, mais prévois une personne par poste de circulation, plus une réserve d’environ 10 à 15 %. Ajoute les équipes du départ, de l’arrivée, du ravitaillement, du retrait des dossards et du rangement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques une première fois 7 à 10 jours avant la course, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Mentionne le retrait des dossards, les groupes de départ, l’accès au départ, le stationnement, les horaires et les consignes de sécurité.

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