Checklist pour organiser une Semaine des jeunes

Une Semaine des jeunes demande plus qu’un programme d’activités. Il faut suivre les inscriptions, récupérer les autorisations, organiser l’encadrement et prévoir les besoins alimentaires avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier le lieu, le matériel, la technique et les espaces. Gardez une marge de quelques jours pour les confirmations et les achats de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
3 personnes
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
Vérifier les autorisations et les accords
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir le planning des accompagnateurs
2 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Commander le matériel d’activités
2 personnes
Gérer la musique et les droits d’auteur
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
4 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tentes de fête
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les postes d’activités
5 personnes
Installer le système son
2 personnes
Mettre en place l'espace repas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Faire le briefing des accompagnateurs
4 personnes
Préparer le programme de la journée
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Animer l'activité d'accueil
4 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Animer la soirée jeux
5 personnes
Animer la soirée musicale
3 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Servir le déjeuner et les fruits
4 personnes
Animer le karaoké
3 personnes
Encadrer la soirée cinéma
3 personnes
Encadrer les activités créatives
5 personnes
Encadrer les jeux en plein air
6 personnes
Préparer le barbecue
5 personnes
Servir le barbecue
6 personnes
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
Encadrer le spectacle de talents
5 personnes
Encadrer la fête de clôture
6 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu chaque jour
4 personnes
Ranger le matériel chaque jour
4 personnes

Suivi

Préparer le décompte final du matériel
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Laver et ranger la vaisselle
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
5 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 16
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Barbecuesqté 3
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 4
Microphones sans filqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Papier de couleurqté 10
Ruban adhésifqté 12
Marqueursqté 40

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 4
Cônesqté 40
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Frisbeesqté 10
Balles d'eauqté 300
Cartes de jeuqté 12
Jeux de sociétéqté 10
Jeux de sociétéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : les horaires et les activités déterminent les inscriptions, le matériel et le nombre d’accompagnateurs nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le début de la Semaine des jeunes. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, les formulaires d’autorisation et les besoins alimentaires.
Prévoyez un accompagnateur pour chaque créneau d’activité et établissez le planning avant la dernière semaine. Confirmez ensuite les disponibilités, plutôt que de compter sur des réponses informelles.
Faites les courses et récupérez le matériel 1 à 2 jours avant le début. Étiquetez les repas spéciaux dès leur réception pour éviter les erreurs au moment du service.
Inspectez le lieu la veille : testez les haut-parleurs, les microphones et le vidéoprojecteur, puis vérifiez les rallonges, les multiprises et les espaces couverts en cas de pluie.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Semaine des jeunes ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le début de l’événement. Indiquez une date limite d’inscription située au moins 7 jours avant, afin de préparer l’encadrement, les repas et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une Semaine des jeunes ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour finaliser le programme, réserver les espaces et obtenir les autorisations. Commencez les vérifications finales 7 jours avant, puis installez le lieu la veille.
Quand récupérer les autorisations parentales ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une échéance 7 jours avant le début. Vérifiez la liste complète des formulaires avant de confirmer la participation de chaque jeune.
Que faut-il vérifier la veille d’une Semaine des jeunes ?: Contrôlez le lieu, les tables, les chaises, les postes d’activités, les repas et tout le matériel technique. Réservez au moins 2 heures la veille pour installer, tester le son et le vidéoprojecteur, et préparer la table d’inscription.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.