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Jugendwoche organisieren: die praktische Checkliste

Eine Jugendwoche braucht mehr als ein gutes Programm. Räume, Genehmigungen, Anmeldungen, Betreuung und Verpflegung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Inhalte und Ort, kläre danach Teilnehmerzahlen und Einverständniserklärungen und gehe erst dann an Einkauf und Aufbau. Diese Checkliste hilft dir, die 64 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Last-Minute-Probleme bei Technik, Wetter und Diätmahlzeiten zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm finalisieren

    3 Personen

  • Ort und Räume reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen und Absprachen prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Einverständniserklärungen einsammeln

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Betreuerschichtplan erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

    2 Personen

  • Materialien für Aktivitäten bestellen

    2 Personen

  • Musik und Urheberrechte regeln

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Aktivitätsstationen einrichten

    5 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Essbereich einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Briefing für Begleitpersonen geben

    4 Personen

  • Tagesprogramm bereitlegen

    3 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Willkommensaktivität begleiten

    4 Personen

  • Gruppen einteilen

    3 Personen

  • Sportaktivitäten betreuen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Spieleabend betreuen

    5 Personen

  • Musikabend begleiten

    3 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Mittagessen und Obst servieren

    4 Personen

  • Karaoke moderieren

    3 Personen

  • Filmabend betreuen

    3 Personen

  • Kreative Aktivitäten betreuen

    5 Personen

  • Outdoor-Spiele betreuen

    6 Personen

  • Grill vorbereiten

    5 Personen

  • Barbecue servieren

    6 Personen

  • Quizabend betreuen

    4 Personen

  • Talentshow begleiten

    5 Personen

  • Abschlussfeier begleiten

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort täglich reinigen

    4 Personen

  • Materialien täglich verstauen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Materialendabrechnung erstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    5 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Geschirr spülen und wegräumen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    5 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 70
  • BiertischeAnz. 6
  • Anmeldetisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • GrillsAnz. 3
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 150
  • BuntpapierAnz. 10
  • KlebebandAnz. 12
  • StifteAnz. 40

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 6
  • BasketbälleAnz. 4
  • Volleyballnetz
  • VolleyballsAnz. 4
  • KegelAnz. 40
  • SpringseileAnz. 12
  • ReifenAnz. 12
  • FrisbeesAnz. 10
  • WasserballonsAnz. 300
  • SpielkartenAnz. 12
  • GesellschaftsspieleAnz. 10
  • BrettspieleAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm fest, bevor du Materialien bestellst. So bestellst du nur das, was für die geplanten Aktivitätsstationen tatsächlich gebraucht wird.
  • Schließe Anmeldungen nicht erst am Vortag ab. Prüfe Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen mindestens 3 bis 5 Tage vor Beginn gemeinsam.
  • Plane die Betreuung in Schichten und trage für jede Zeitspanne eine verantwortliche Person ein. Besonders während Mahlzeiten, Umbauten und Abendprogramm darf keine Lücke entstehen.
  • Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Beamer und Projektionsleinwand vor dem Aufbau vollständig. Lege außerdem Verlängerungskabel und Ladestationen dort bereit, wo sie gebraucht werden.
  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vorher. Partyzelte, Essbereich und Aktivitätsstationen sollten dann bereits einem klaren Plan für drinnen oder draußen zugeordnet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jugendwoche planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Räumen und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten danach frühzeitig verschickt werden, damit Teilnehmerzahlen und Verpflegung planbar werden.
Wann müssen Einverständniserklärungen für eine Jugendwoche vorliegen?
Setze eine Frist etwa 7 Tage vor Beginn und prüfe anschließend jede Anmeldung einzeln. Spätestens 3 bis 5 Tage vorher sollte die Teilnehmerliste vollständig sein, einschließlich Ernährungswünschen und fehlender Unterlagen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jugendwoche?
Plane für Möbel, Anmeldetisch, Essbereich, Aktivitätsstationen und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei Partyzelten oder mehreren Räumen solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten Puffer einrechnen.
Wann sollte man das Essen und die Diätmahlzeiten vorbereiten?
Erledige den Einkauf und die Materialabholung spätestens am Vortag. Kennzeichne Diätmahlzeiten vor dem Einrichten des Essbereichs und gleiche die Anzahl nochmals mit der Teilnehmerliste ab.

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