Organiser une séance de Pilates sans rien oublier

Une séance de Pilates bien préparée commence plusieurs semaines avant l’entraînement. Il faut confirmer la date, réserver la salle et l’intervenant, puis suivre les inscriptions et recueillir les informations de santé utiles. La veille, vérifie le matériel, prépare les tapis et aménage l’accueil. Le jour même, compte environ 30 minutes pour aérer la salle, nettoyer le sol et installer chaque poste avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l’entraînement
Réserver la salle d’entraînement
Réserver l’intervenant
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer les informations aux participants
Collecter les informations de santé
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Vérifier le stock de matériel
Acheter le matériel manquant
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer le planning d’entraînement
Imprimer la liste de présence
Aérer la salle
Nettoyer le sol
2 personnes
Tester l’installation musicale
Préparer les tapis d’entraînement
2 personnes
Préparer le matériel de Pilates
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Donner les consignes de sécurité
Animer une séance de pilates
Préparer les boissons de la pause
Réapprovisionner les boissons
Animer la session du soir
Répondre aux questions des participants
Animer une détente de clôture
Faire le check-out des participants

Suivi

Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
Nettoyer les tapis et les accessoires
2 personnes
Faire la vaisselle
Rassembler les déchets
Nettoyer l’espace
2 personnes
Remettre le mobilier en place
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de Pilatesqté 35
Blocs de Pilatesqté 35
Bandes de résistanceqté 35
Ballons de pilatesqté 20
Anneaux de Pilatesqté 20
Ceintures d'entraînementqté 20
Serviettesqté 35

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Minuterie
Tablette
Câbles de rechargeqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Carafes d’eauqté 4
Plateauxqté 2

Organisation

Presse-papiersqté 2
Stylos à billeqté 10
Étiquettes nominativesqté 40
Panneaux d’informationqté 3

Nettoyage

Spray désinfectantqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et l’intervenant dès que la date est confirmée. Garde au moins 2 à 3 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et transmettre les informations pratiques.
Demande les informations de santé et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la séance.
Compte les tapis et les accessoires avant de faire les courses. Prévois un tapis par participant inscrit, puis vérifie séparément les blocs, bandes, ballons et anneaux disponibles.
Prépare la liste de présence, les étiquettes nominatives et les consignes de sécurité la veille. Installe le comptoir d’accueil au moins 20 minutes avant le début pour éviter une file à l’arrivée.
Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la pause et remplis les carafes avant l’accueil. Teste aussi l’enceinte Bluetooth, la minuterie et les câbles de recharge avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une séance de Pilates ?: Prévois idéalement 2 à 3 semaines entre la confirmation de la date et la séance. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et l’intervenant, d’ouvrir les inscriptions et de commander le matériel manquant.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques dès que l’inscription est confirmée, puis un rappel 3 à 5 jours avant la séance. Indique l’heure d’arrivée, l’adresse, les consignes de sécurité et ce que les participants doivent apporter.
Quel matériel faut-il prévoir pour une séance de Pilates ?: Prévois au minimum un tapis par participant inscrit et vérifie les accessoires utilisés pendant la séance : blocs, bandes de résistance, ballons, anneaux et serviettes. Fais l’inventaire 7 jours avant pour pouvoir acheter ce qui manque.
Quand préparer la salle pour une séance de Pilates ?: Nettoie le sol et aère la salle environ 30 minutes avant le début. Installe les tapis, le matériel, l’accueil et les boissons 20 minutes avant, puis garde quelques minutes pour tester la musique et vérifier la liste de présence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.