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Tulpenroute organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tulpenroute braucht mehr Vorbereitung als nur eine schöne Strecke. Lege zuerst Route, Datum und Startort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkmöglichkeiten und Ruhepunkte. In den letzten Tagen prüfst du Wetter und Route erneut, druckst Pläne und bereitest Namensschilder vor. Am Veranstaltungstag sorgen Einteilung, Briefing, Wegweiser und eine aktuelle Teilnehmerliste dafür, dass die Gruppen pünktlich und sicher starten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Datum festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Parkmöglichkeiten prüfen

  • Ruhepunkte entlang der Route festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route erneut prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenpläne drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Notrufnummern sammeln

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Infotisch aufbauen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Begrüffungsbriefing geben

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Routenpläne austeilen

    2 Personen

  • Erste Gruppe begleiten

    2 Personen

  • Die zweite Gruppe begleiten

    2 Personen

  • Dritte Gruppe betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer sicher über die Straße bringen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zwischenstopp begleiten

    2 Personen

  • Snacks verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende an den Rastpunkten zählen

  • Fotomoment begleiten

  • Rückkehr registrieren

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Routenberichte präsentieren

  • Abfall sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Infotisch abbauen

    2 Personen

  • Routenschilder entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

  • Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 50
  • BiertischeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 2
  • PicknickdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • Wanderlautsprecher

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • TulpensträußeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • AbsperrbandAnz. 2
  • KreidetafelnAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchrollenAnz. 6

Reiseutensilien

  • RoutenpläneAnz. 60
  • TeilnehmerlistenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • RucksäckeAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12
  • FerngläserAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 10

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • RettungsdeckenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Startort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Parkmöglichkeiten und plane mehrere Ruhepunkte ein, damit die Strecke nicht ohne Pause durchlaufen werden muss.
  • Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor der Tulpenroute. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Teilnehmerliste bis kurz vor dem Termin.
  • Prüfe Wettervorhersage und Route 2 bis 3 Tage vorher erneut. Bei einer längeren Strecke solltest du Änderungen sofort an die Teilnehmenden schicken und die gedruckten Routenpläne anpassen.
  • Bereite am Vortag Namensschilder, Routenpläne, Notrufnummern und die Materialien für den Infotisch vor. Fülle Kühlboxen erst möglichst spät, damit Getränke und Verpflegung während des Starts kalt bleiben.
  • Plane für die Begrüßung mindestens 15 Minuten ein. Erfasse die Anwesenheit, teile die Gruppen ein, verteile Namensschilder und Pläne und begleite die erste Gruppe persönlich auf den ersten Abschnitt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Tulpenroute organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Datum und Startort. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für die Tulpenroute schließen?
Setze die Anmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Aktualisiere die Liste trotzdem bis 1 bis 2 Tage vorher, damit Gruppen und Namensschilder stimmen.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für die Vorbereitung?
Plane mindestens 90 Minuten vor dem ersten Start ein. Darin enthalten sind Infotisch, Wegweiser, Kühlboxen, Anwesenheit, Namensschilder und das Begrüßungsbriefing.
Wann soll ich die Route und das Wetter für die Tulpenroute prüfen?
Prüfe beides 2 bis 3 Tage vorher erneut und kontrolliere die Strecke zusätzlich am Veranstaltungsmorgen. So kannst du kurzfristige Sperrungen oder schlechtes Wetter noch kommunizieren.

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