Organiser une rencontre sur le climat sans rien oublier

Une rencontre sur le climat demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, les besoins alimentaires, la technique et l’accueil dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 69 tâches et 66 éléments à prévoir, du choix de la date au test des microphones et du vidéoprojecteur. Utilise-la pour avancer étape par étape et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants et les panélistes
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le matériel technique et les matériaux
Vérifier les autorisations et les déclarations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Publier le programme et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Mettre en place la communication
2 personnes
Informer les partenaires locaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Demander les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer le déroulé
Créer l’itinéraire et la signalisation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Classer la restauration par régime alimentaire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer la table de scène et le pupitre
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Monter les stands d'information
4 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Modérer les questions du public
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger les derniers restes du catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les photos et les présentations
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les informations manquées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tablesqté 18
Table de scène
Table de loge
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes à dîner réutilisablesqté 140
Sets de couverts réutilisablesqté 140
Assiettes de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Catering

Courses

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Pointeur laserqté 2
Minuterieqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 140
Badges nominatifsqté 140
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux d’informationqté 12
Nappesqté 20
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 160
Blocs-notesqté 150
Braceletsqté 150
Flèches de directionqté 20
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de rangementqté 20
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Tabourets de barqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 2

Conseils

Bloque la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite un délai d’au moins deux semaines pour confirmer les intervenants, publier les horaires et répondre aux premières questions.
Demande les présentations aux intervenants plusieurs jours avant la rencontre, puis teste chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Vérifie aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones sans fil et les rallonges.
Traite les besoins alimentaires dès l’inscription et sépare la restauration par régime alimentaire le jour J. Prévois un espace clairement identifié pour les boissons, avec les verres, tasses, assiettes et couverts réutilisables.
Prépare les badges nominatifs, la liste des participants et le déroulé imprimé au plus tard la veille. Ajoute une signalétique visible depuis l’entrée et indique l’itinéraire aux personnes qui ne connaissent pas le lieu.
Ne garde pas les autorisations, les déclarations et le plan de sécurité pour la dernière semaine. Vérifie ces points dès la réservation du lieu afin de pouvoir adapter la jauge, l’installation des tables et l’accueil si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rencontre sur le climat ?: Prévois au minimum quatre à six semaines pour une rencontre avec plusieurs intervenants, des inscriptions et du matériel technique. Commence plus tôt si le lieu, les autorisations ou les panélistes ne sont pas encore confirmés.
Quand ouvrir les inscriptions pour une rencontre sur le climat ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les horaires principaux sont fixés, idéalement trois à quatre semaines avant l’événement. Demande immédiatement les besoins alimentaires et les questions des visiteurs.
Quand tester la technique avant la rencontre ?: Fais un test complet la veille, puis un contrôle rapide au moins deux heures avant l’accueil du public. Vérifie le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et toutes les connexions.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Prépare-les la veille, après la dernière mise à jour des inscriptions. Imprime aussi le déroulé et garde une copie numérique afin de pouvoir gérer les changements du jour même.

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