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Klimatreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Klimatreffen braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Technik, Genehmigungen und Catering voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Format und Zeiten fest, bevor du Referierende, Panelgäste und den Veranstaltungsort anfragst. Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programmrahmen und Verpflegung geklärt sind. In den letzten Tagen zählen vor allem Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerliste, Beschilderung und ein vollständiger Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Redner und Panelteilnehmer ansprechen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik und Materialien reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Sicherheitsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Programm und Zeiten veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung platzieren

    2 Personen

  • Lokale Partner informieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Präsentationen anfordern

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Drehbuch ausdrucken

  • Route und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering nach Diät sortieren

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Podiumstisch und Rednerbereich aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Mikrofone und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infostände aufbauen

    4 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Infostände besetzen

    6 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen moderieren

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Abreise der Besucher begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Letzte Catering-Reste aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Technik sicher verpacken

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos und Präsentationen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Fehlende Informationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 130
  • TischeAnz. 18
  • Podiumstisch
  • Umkleidetisch
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • StehtischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • Wiederverwendbare EsstellerAnz. 140
  • Wiederverwendbare BestecksetsAnz. 140
  • ServiertellerAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • TeekannenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 8
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 24
  • LaserpointerAnz. 2
  • TimerAnz. 2

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 140
  • NamensschilderAnz. 140
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • InfotafelnAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 160
  • NotizblöckeAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150
  • WegweiserAnz. 20
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilAnz. 4
  • SchereAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 10
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 6
  • MesserAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 12
  • BarhockerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • FeuerlöscherAnz. 2

Tipps

  • Reserviere Veranstaltungsort, Catering und Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Klimatreffen. Kläre dabei auch Bestuhlung, Podiumstisch, Registrierungstisch, Projektionsfläche und Mikrofone.
  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und prüfe sie auf Format, Ton und Schriftgröße. So kannst du fehlende HDMI-Adapter, Ladekabel oder passende Dateien noch rechtzeitig ersetzen.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin für die finale Planung. Sortiere Ernährungswünsche nach Kategorien und übergib dem Catering eine verbindliche Teilnehmerzahl.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technik ein. Teste Beamer, Laptop, HDMI-Verbindungen, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel mit dem tatsächlichen Ablauf.
  • Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Drehbuch und Wegbeschilderung am Vortag aus. Stelle Registrierungstisch, Kleiderständer, Flipcharts sowie wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck vor Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Klimatreffen organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referierenden und Location. Genehmigungen, Catering und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geprüft oder reserviert sein.
Wann sollte die Anmeldung für ein Klimatreffen öffnen?
Öffne das Anmeldeformular, sobald Ort, Termin und ein belastbarer Programmrahmen feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Namensschilder stimmen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Klimatreffens?
Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Bei Beamer, Leinwand, mehreren Mikrofonen und Präsentationen sind 2 Stunden deutlich sicherer.
Wann müssen Präsentationen für ein Klimatreffen vorliegen?
Bitte Referierende spätestens 7 Tage vorher um ihre Präsentationen. Prüfe die Dateien innerhalb von 2 Tagen und halte sie zusätzlich auf einem Laptop oder USB-Stick bereit.

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