Organiser un relais vélo sans rien oublier

Un relais vélo demande plus qu’un itinéraire et quelques équipes. Il faut verrouiller les autorisations, les lieux de départ et de transition, les inscriptions, la sécurité du parcours et l’assistance mécanique. Cette checklist de 71 tâches et 56 équipements suit l’organisation dans l’ordre, jusqu’aux dossards, aux kits de départ et aux glacières remplies. Elle aide aussi à repérer les éléments souvent réglés trop tard, comme les coordonnées médicales, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et de transition
Définir le format du relais vélo
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les équipes et l’ordre de départ
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Parcourir l’itinéraire en entier
2 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Créer la carte et le descriptif du parcours
Suivre les prévisions météo
Confirmer les livraisons et les réservations
Imprimer les dossards et la liste des participants
2 personnes
Collecter les coordonnées médicales
Faire les courses
3 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Recharger les téléphones et les talkies-walkies

Événement

Dégager le départ
4 personnes
Balisage de la zone de transition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Placer les cônes le long du parcours
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Enregistrer les volontaires
2 personnes
Informer les bénévoles par courrier
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Contrôle des vélos des participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Lancer le relais
3 personnes
Tenir la zone de transition
4 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter la zone de transition
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Vélos de réserveqté 3
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à airqté 12
Chaînes de véloqté 3
Huile pour chaîneqté 2
Jeux de clés Allenqté 3
Jeux de clés platesqté 2
Supports à vélosqté 4
Plots de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Flèches de directionqté 24
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Casques de véloqté 12
Rubans de médailleqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Chronomètresqté 6
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Autocollants de couleur d’équipeqté 120
Panneaux directionnelsqté 12
Nappe pour table des prix

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Parcours l’itinéraire en entier au moins 2 à 3 semaines avant le relais. Note les zones dangereuses, puis place les plots, le ruban de balisage et les flèches de direction aux endroits où les participants peuvent hésiter.
Fixe la limite de participants avant de créer le formulaire d’inscription. Prévois ensuite un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer la liste définitive.
Répartis les bénévoles avec des consignes écrites au plus tard 3 jours avant le départ. Indique à chacun son poste, ses horaires, les moyens de communication et la procédure en cas de chute ou de problème mécanique.
Contrôle les vélos et rassemble les outils avant le jour J : pompes, démonte-pneus, chambres à air, chaînes, huile et jeux de clés. Prévois aussi des vélos de réserve pour éviter qu’une panne immobilise une équipe entière.
Suis les prévisions météo chaque jour pendant les 3 jours précédant le relais. Confirme les livraisons et réservations, puis prépare les dossards, la liste des participants, les kits de départ et les glacières la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais vélo ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, vérifier les autorisations, réserver les lieux, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’un relais vélo ?: Fais une reconnaissance complète 2 à 3 semaines avant l’événement, puis un dernier contrôle dans les 48 heures. Les travaux, barrières ou changements de circulation peuvent modifier le parcours après la première vérification.
Quand confirmer les participants et les équipes ?: Confirme les participants environ 7 jours avant le départ. Répartis les équipes et l’ordre de passage dès que la liste est stabilisée, puis envoie les consignes finales au plus tard 3 jours avant.
Quel matériel prévoir pour les pannes de vélo ?: Prépare au moins une pompe, un démonte-pneu, des chambres à air, de l’huile pour chaîne et des jeux de clés à chaque zone d’assistance. Ajoute des vélos de réserve et vérifie tout le matériel la veille.

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