Checklist para organizar un relevo ciclista

Un relevo ciclista necesita más que una ruta y varias bicicletas. Primero tendrás que cerrar la fecha, el recorrido, los permisos y el punto de salida o intercambio; después vendrán las inscripciones, los equipos y los voluntarios. La revisión técnica, la señalización y los datos médicos deben quedar listos antes del día del evento. Esta checklist reúne las 71 tareas y los 56 materiales del plan para que puedas avanzar en el orden correcto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Reservar la salida y el punto de intercambio
Definir el formato del relevo ciclista
2 personas
Establecer el límite de participantes
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Distribuir los equipos y el orden de salida
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Revisar toda la ruta
2 personas
Marcar puntos peligrosos
2 personas
Crear el mapa y la descripción de la ruta
Seguir la previsión del tiempo
Confirmar las entregas y las reservas
Imprimir los dorsales y la lista de participantes
2 personas
Recopilar datos de contacto médicos
Hacer la compra
3 personas
Revisar técnicamente las bicicletas
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Cargar los teléfonos y walkie-talkies

Evento

Despejar la salida
4 personas
Delimitar la zona de transición
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar conos a lo largo de la ruta
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar el punto de primeros auxilios y reparaciones
2 personas
Registrar a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios por puesto
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Control de bicicletas de los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Anunciar el orden de salida
Dar inicio al relevo
3 personas
Atender la zona de cambio
4 personas
Atender el puesto de ruta
6 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recibir a los participantes
3 personas
Atender imprevistos
2 personas
Registrar horas de finalización
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Desmontar la zona de transición
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Papeleracant. 6

Material deportivo

Bicicletas de repuestocant. 3
Bombas de bicicletacant. 4
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Cámaras de airecant. 12
Cadenas de bicicletacant. 3
Aceite para cadenacant. 2
Juegos de llaves Allencant. 3
Juegos de llaves fijascant. 2
Soportes para bicicletascant. 4
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Flechas de rutacant. 24
Dorsalescant. 120
Chalecos reflectantescant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Cascos de bicicletacant. 12
Cintas de medallacant. 120
Tazas para los ganadorescant. 3

Equipo

Walkie-talkiescant. 10
Megáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Cronómetroscant. 6
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 2
Cucharonescant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pegatinas de color de equipocant. 120
Señales de orientacióncant. 12
Mantel para la mesa de premios

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. Comprueba también el punto de salida y el de intercambio, porque cualquier cambio posterior afecta a los equipos y a las instrucciones.
Define un límite de participantes desde el principio y pide en el formulario los datos de contacto médicos y las preferencias dietéticas. Confirma la lista final antes de distribuir equipos y turnos de salida.
Revisa la ruta completa en bicicleta y marca cada punto peligroso. Prepara el mapa, las flechas, los conos y la cinta de balizamiento con tiempo suficiente para corregir desvíos o zonas conflictivas.
Asigna voluntarios a funciones concretas: salida, intercambio, ruta, comunicación y primeros auxilios. Envíales las instrucciones al menos 3 días antes y comprueba que haya walkie-talkies, megáfonos y baterías externas.
Haz la revisión técnica de todas las bicicletas y prepara repuestos para pinchazos, cadenas y ajustes básicos. Llena las neveras portátiles y prepara los kits de inicio el día anterior, no justo antes de la salida.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un relevo ciclista?: Empieza al menos 6 semanas antes. Los permisos, la reserva del punto de salida o intercambio y la captación de voluntarios suelen necesitar más margen que la compra de materiales.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones del relevo ciclista?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, distribuir equipos y orden de salida, e imprimir dorsales y listas.
¿Qué material de seguridad hace falta para un relevo ciclista?: Prepara cascos, chalecos reflectantes, botiquines, compresas de hielo, conos, cinta de balizamiento y flechas de ruta. Calcula al menos un botiquín por punto fijo y revisa la señalización durante el recorrido.
¿Cuándo se revisan las bicicletas y la previsión del tiempo?: Haz la revisión técnica principal entre 3 y 5 días antes y una comprobación rápida la víspera. Consulta la previsión meteorológica cada día durante la última semana y vuelve a revisarla la mañana del relevo.

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