Checklist pour organiser un relais

Organiser un relais demande de coordonner le parcours, les équipes et les zones de transition avec précision. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis réserve les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, la circulation et les secours doivent être vérifiés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, du premier repérage jusqu’à l’accueil des participants et au départ de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les exigences de permis
Vérifier l’assurance
Mesurer le parcours
2 personnes
Recenser les risques du parcours
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Déterminer la répartition des numéros de dossard
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la composition des équipes
2 personnes
Répartir les heures de départ
2 personnes
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Établir la liste de contacts médicaux
Établir la carte de l’itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Expliquer le changement d'équipe
2 personnes
Ouverture et consignes de sécurité
2 personnes
Lancer le relais
4 personnes
Gérer les zones de transition
6 personnes
Assurer le chronométrage
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Finaliser le catering
3 personnes
Guider les participants vers la sortie
2 personnes
Terminer le balisage du parcours
4 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Emballer le matériel de premiers secours
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Trier les objets trouvés
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Traiter les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 20
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Panneaux de zone de transitionqté 8
Flèches de directionqté 30
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 10
Barrières de circulationqté 20
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Mètre ruban
Ruban de scène
Groupe électrogène

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Rubans de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètre frontal

Catering

Courses

Conseils

Mesure le parcours avant de publier le formulaire d’inscription : la distance et les points de relais déterminent la composition des équipes et les horaires de départ.
Ne reporte pas les autorisations et les mesures de circulation à la dernière semaine. Prévois au moins 6 semaines pour vérifier les exigences locales, l’assurance et le placement des barrières.
Répartis les bénévoles par poste avant d’envoyer les informations aux participants. Prévois notamment des régulateurs de trafic, une équipe d’inscription et une personne responsable de chaque zone de transition.
Prépare les documents imprimés au moins 3 jours avant le relais : numéros de dossard, carte du parcours, panneaux de direction, liste des courses et étiquettes de médaille.
Teste la sonorisation, les microphones, les chronomètres et les batteries le jour précédent. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et la solution d’alimentation si le site ne fournit pas de prise.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un relais ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer l’itinéraire, réserver les lieux, vérifier l’assurance et lancer les démarches liées aux autorisations.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de zones de transition, mais attribue au minimum une personne par poste critique et un responsable pour chaque zone. Finalise la répartition au moins 2 semaines avant la course, après avoir traité les inscriptions.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations principales 7 à 10 jours avant le relais, avec les horaires de départ, la carte de l’itinéraire, les consignes de transition et les coordonnées utiles. Transmets ensuite toute modification dès qu’elle est confirmée.
Que faut-il prévoir pour une zone de transition de relais ?: Prévois des panneaux de zone de transition, des flèches, des cônes, du ruban de balisage et les témoins de relais. Installe et contrôle le balisage au moins 1 heure avant l’arrivée des participants afin de corriger les passages peu visibles.

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