Checklist para organizar una carrera de relevos

Una carrera de relevos necesita más que formar equipos y marcar una línea de salida. Primero tendrás que fijar la fecha y la ruta, reservar la salida y la meta y comprobar permisos, seguro y medidas de tráfico. Después vienen las inscripciones, la distribución de equipos, los voluntarios y la información para participantes. Esta checklist reúne 75 tareas y 51 artículos para que llegues al día de la carrera con el recorrido señalizado, los cambios controlados y el material preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Comprobar los requisitos de permiso
Comprobar el seguro
Medir el recorrido
2 personas
Inventariar los riesgos del recorrido
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
Definir la distribución de los dorsales
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la distribución de los equipos
2 personas
Distribuir los horarios de salida
2 personas
Asignar puestos de voluntarios
2 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Crear lista de contactos médicos
Crear el mapa de la ruta
Enviar información a los participantes
Imprimir los números de salida
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Preparar las etiquetas de medallas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el inventario de material
2 personas
Confirmar las reservas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Llevar el material al lugar
4 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Montar el arco de salida
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Explicar el cambio de equipo
2 personas
Apertura e instrucciones de seguridad
2 personas
Dar inicio a la carrera de relevos
4 personas
Guiar las zonas de cambio
6 personas
Llevar el registro del tiempo
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Recibir a los participantes
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir medallas y agua
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Cerrar el catering
3 personas
Guiar a los participantes hasta la salida
2 personas
Terminar de delimitar el recorrido
4 personas

Seguimiento

Recoger las señales de ruta
4 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Empacar el material de primeros auxilios
Devolver el material
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Procesar facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 24
Mesa de inscripcióncant. 2
Papeleracant. 6

Material deportivo

Testigos de relevocant. 20
Dorsalescant. 150
Brazaletes con número de salidacant. 150
Carteles de la zona de cambiocant. 8
Flechas de rutacant. 30
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 10
Vallas de tráficocant. 20
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Cinta métrica
Cinta para el escenario
Generador

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Cucharones de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Banderola de salida y metacant. 2
Cintas del podiocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetro de fiebre

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta antes de abrir las inscripciones: mide el recorrido, identifica riesgos y confirma las medidas de tráfico. Si cambia la distancia o algún tramo, tendrás que actualizar el mapa y la información enviada a los participantes.
No dejes la asignación de equipos para la última semana. Comprueba las inscripciones y las preferencias dietéticas, y envía los horarios de salida cuando la distribución sea definitiva.
Prepara una hoja de puestos para cada voluntario y dales instrucciones concretas sobre cambios, cruces y emergencias. Los reguladores de tráfico necesitan conocer su ubicación y qué hacer si se retrasa un equipo.
Separa el material por zonas: inscripción, salida, cambios, recorrido y meta. Comprueba con antelación los dorsales, brazaletes, testigos, conos, flechas, cinta de balizamiento y vallas de tráfico.
Haz una prueba técnica antes de la apertura: cronómetros, equipo de sonido, micrófonos, cables, regletas, baterías y cargadores. Si dependes de electricidad en una zona exterior, confirma también el generador.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de relevos?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, seguro o medidas de tráfico. Reserva cuanto antes la salida y la meta, mide el recorrido y abre las inscripciones solo cuando la ruta esté confirmada.
¿Qué permisos hacen falta para una carrera de relevos?: Depende de la vía y del municipio, así que comprueba los requisitos antes de publicar el formulario de inscripción. Hazlo como mínimo 6 a 8 semanas antes para tener margen si necesitas cortes o regulación del tráfico.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de relevos?: El número depende de los cruces y de la longitud del recorrido. Calcula una persona por cada punto que necesite control, más responsables para inscripción, salida, cambios, meta y apoyo médico; cierra los puestos al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones definitivas entre 5 y 7 días antes de la carrera. Incluye horarios de salida, mapa de ruta, distribución de equipos, zona de cambios, llegada y cualquier indicación sobre dorsales o material.

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