Checklist pour organiser une randonnée
Organiser une randonnée demande plus que de choisir un itinéraire. Il faut prévoir les démarches municipales, les inscriptions, le balisage, les postes de parcours et l’accueil au départ comme à l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières vérifications au rangement du matériel. Elle inclut aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, batteries des talkies-walkies, cartes imprimées et contrôle de la météo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Vérifier l’itinéraire et la distance
2 personnes
Déposer la déclaration municipale
Réserver le lieu de départ
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Imprimer les cartes d'itinéraire
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Charger les talkies-walkies
Faire les courses
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Événement
Installer le départ et l’arrivée
5 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Mettre en place les postes de parcours
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Gérer le point d’eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
Dégager le parcours
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter l’espace de départ et d’arrivée
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les cartes d'itinéraire
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 12
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de parcours
- Flèches de directionqté 40
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Serre-câblesqté 200
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Presse-papiersqté 12
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Stylos à billeqté 20
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Siffletsqté 12
- Couvertures de survieqté 6
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Batteries externesqté 4
- Câbles de rechargeqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes frontalesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 80
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par vérifier l’itinéraire, la distance et le lieu de départ au moins 4 à 6 semaines avant la randonnée. Déposez aussi la déclaration municipale dans le délai demandé par votre commune.
- Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de préparer les sandwiches et d’ajuster les quantités de boissons.
- Préparez le balisage au plus tard la veille : flèches, cônes, ruban de balisage et serre-câbles doivent être regroupés par zone. Imprimez également quelques cartes d’itinéraire de secours.
- Donnez aux bénévoles leur poste et leurs consignes au moins 3 jours avant l’événement. Vérifiez que les talkies-walkies sont chargés, que les batteries externes sont disponibles et que chacun sait qui contacter en cas de problème.
- Le matin même, installez d’abord le départ et l’arrivée, puis la table d’inscription et les postes de parcours. Gardez la trousse de premiers secours, les gilets réfléchissants et les lampes facilement accessibles, même si la randonnée se déroule de jour.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une randonnée ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier l’itinéraire, réserver le lieu de départ, effectuer les démarches municipales et recruter les bénévoles.
- Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la randonnée. Il restera assez de temps pour traiter les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les repas et les boissons.
- Quand installer le balisage d’une randonnée ?
- Installez le balisage la veille ou le matin même, selon les règles du parcours et les conditions météo. Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour placer les flèches, cônes et rubans, puis contrôler le trajet.
- Que faut-il vérifier le matin d’une randonnée ?
- Contrôlez la météo, la trousse de premiers secours, les talkies-walkies chargés et le matériel d’inscription. Faites aussi un dernier passage sur le balisage avant d’enregistrer les participants et de donner les consignes de départ.
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