Organiser une randonnée sans rien oublier

Une randonnée bien organisée se joue avant le jour du départ. Il faut valider l’itinéraire sur le terrain, obtenir les autorisations nécessaires et suivre les inscriptions avant de commander le ravitaillement. Les bénévoles, les accompagnateurs et le balisage doivent aussi être répartis assez tôt. Cette checklist rassemble les 57 tâches et 32 fournitures du plan, dans l’ordre utile pour préparer le départ, le parcours et le site d’arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Parcourir l'itinéraire en entier
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander l’autorisation nécessaire
Vérifier la circulation et les intersections
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner les accompagnateurs pour le parcours
2 personnes
Commander le catering
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Préparer les dossards
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Préparer le point de départ
4 personnes
Préparer le site d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
Faire partir les marcheurs
3 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Contacter les retardataires par téléphone
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer les boissons à l’arrivée
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 20
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 150
Gilets de sécuritéqté 20
Bâtons de marcheqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 6
Rallongesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Carafeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à main et pellesqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Parcours l’itinéraire en entier avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifie à nouveau les intersections et la circulation quelques jours avant la randonnée. Un tracé validé sur une carte ne suffit pas pour repérer un passage impraticable ou mal indiqué.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et ajuster le catering. Mets à jour la liste des participants après la clôture, puis prépare les numéros de départ et les informations pratiques à envoyer.
Attribue chaque bénévole à un poste précis : départ, arrivée, ravitaillement, intersections ou accompagnement du parcours. Prévois un moyen de contact entre les équipes, notamment avec les talkies-walkies ou les téléphones et batteries externes.
Prépare le balisage par zones plutôt que dans un seul tas : flèches, panneaux et ruban de balisage doivent être triés avant l’installation. Cela réduit les oublis lorsque l’équipe part poser les indications sur le parcours.
Vérifie la météo avant les derniers achats et l’installation. Refroidis les boissons, prépare les thermos et les carafes d’eau, puis installe les tentes, tables et éclairages suffisamment tôt pour garder une marge en cas de retard.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une randonnée ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de définir et parcourir l’itinéraire, réserver les lieux, demander les autorisations et ouvrir les inscriptions.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations principales 7 à 10 jours avant la randonnée, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique le lieu et l’heure du départ, la distance, les consignes de parcours et les éventuels changements liés à la météo.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis au minimum une personne au départ, une à l’arrivée et un accompagnateur par point sensible ou groupe. Finalise la répartition au moins 1 semaine avant afin que chacun connaisse son poste.
Quand préparer le balisage d’une randonnée ?: Trie les flèches, panneaux et rubans 1 à 2 jours avant, puis installe-les le jour même selon l’état du parcours. Revérifie le tracé juste avant le départ pour remplacer une indication déplacée ou manquante.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.