Checklist pour organiser une randonnée cycliste extrême

Une randonnée cycliste extrême se prépare d’abord sur le parcours, puis sur la sécurité et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : autorisations, circulation, assurance, inscriptions, bénévoles et secours. Prévoyez aussi la gestion des vélos, les points de réparation, les fichiers de trajet et l’éclairage si le départ est matinal. Les dernières vérifications concernent la météo, le ravitaillement et l’acheminement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier les autorisations
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Vérifier l’assurance
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver une assistance de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier le fichier de trajet
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Préparer le parking à vélos
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Distribuer le fichier d’itinéraire
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer le parking à vélos
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les postes de ravitaillement
6 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
5 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Tenir les postes de ravitaillement
8 personnes
Vérifier le parcours et les points de circulation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les derniers de la file
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Remettre la médaille de finisher
3 personnes
Servir la boisson des finishers
3 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Informer les participants de la fermeture
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Démontage du lieu
5 personnes
Démonter le parking à vélos
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer le message aux participants
Consigner les dommages et les incidents
2 personnes
Finaliser la comptabilité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 30
Porte-vélosqté 60
Poubellesqté 12
Portant à vêtements

Équipement

Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 10
Pompes à vélo puissantesqté 6
Pompes à batterieqté 2
Stations de rechargeqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes frontalesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 80
Panneaux indicateursqté 40
Numéros de départqté 130
Bracelets de dossardqté 130
Médaillesqté 120
Ensembles d’éclairage véloqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20
Supports de réparationqté 4
Kits de réparation véloqté 8
Chambres à air de rechangeqté 40
Démonte-pneusqté 20
Chaînes de véloqté 8
Huile pour chaîneqté 6
Attaches-câblesqté 200
Craie de marquageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 60
Presse-papiersqté 8
Cartes de poinçonnageqté 130
Marqueurs indélébilesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 20
Gants en nitrileqté 200
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Louches à soupeqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Brosses à vaisselleqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Serviettesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 6
Épongesqté 20
Spray désinfectantqté 6

Décoration

Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bannièresqté 8

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et la distance avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez ensuite le fichier de trajet sur un téléphone et prévoyez une version distribuable aux participants.
Lancez les demandes d’autorisation et les mesures de circulation plusieurs semaines avant le départ. Confirmez aussi l’assurance et la réservation des secours avant d’envoyer les invitations.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps d’attribuer les numéros de départ et d’ajuster les achats.
Préparez un plan séparé pour le départ, le parking à vélos, les panneaux et les points d’assistance. Chargez les talkies-walkies, batteries externes et pompes à batterie la veille.
Faites un contrôle météo à 72 heures puis la veille. Si le départ a lieu avant le lever du jour ou se termine tard, vérifiez les projecteurs, lampes frontales et équipements d’éclairage vélo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste extrême ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un parcours avec autorisations, mesures de circulation et assistance de premiers secours. Commencez encore plus tôt si plusieurs communes ou routes sont concernées.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée cycliste ?: Ouvrez généralement les inscriptions 4 à 8 semaines avant le départ. Fixez une clôture 7 jours avant l’événement afin de traiter les informations alimentaires, les numéros de départ et les quantités à acheter.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée cycliste extrême ?: Contrôlez la météo, les réservations, le fichier de trajet, les panneaux, les dossards et le matériel de réparation. Rechargez les moyens de communication et préparez les glacières la veille au soir.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours et des points d’assistance, mais prévoyez au minimum une personne par poste fixe et une équipe mobile pour les incidents. Confirmez les rôles et les horaires au plus tard 48 heures avant le départ.

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