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Ultrafahrradtour organisieren: die Checkliste

Eine Ultrafahrradtour braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine normale gemeinsame Ausfahrt. Neben Route und Distanz müssen Startort, Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Versicherung und Erste-Hilfe-Unterstützung rechtzeitig geklärt werden. Plane außerdem Anmeldungen, Startnummern, Routendatei und Helfer so, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum aufgebauten Startbogen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Distanz festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Route online veröffentlichen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Unterstützung reservieren

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Routendatei prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Reservierungen bestätigen

  • Fahrradabstellplatz vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Routendatei verteilen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Startbogen aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstische aufstellen

    3 Personen

  • Fahrradständer aufbauen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Versorgungsstationen einrichten

    6 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer einchecken

    5 Personen

  • Fahrräder und Helme kontrollieren

    3 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer starten lassen

    4 Personen

  • Versorgungsstationen besetzen

    8 Personen

  • Route und Verkehrspunkte überprüfen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Obst und Snacks auffüllen

    3 Personen

  • Fahrradpannen unterstützen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten

    2 Personen

  • Mitfahrer registrieren

    2 Personen

  • Eintreffende Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Finisher-Medaillen ausgeben

    3 Personen

  • Finisher-Getränk ausschenken

    3 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Teilnehmer über die Schließung informieren

  • Die letzten Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Location abbauen

    5 Personen

  • Fahrradständer abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Teilnehmernachricht versenden

  • Schäden und Vorfälle dokumentieren

    2 Personen

  • Finanzbuchhaltung abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappTischeAnz. 12
  • StühleAnz. 30
  • FahrradständerAnz. 60
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Kleiderständer

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 10
  • Leistungsstarke FahrradpumpenAnz. 6
  • AkkupumpenAnz. 2
  • LadestationenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 8

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 6
  • StirnlampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 80
  • WegweiserAnz. 40
  • StartnummernAnz. 130
  • StartnummernbänderAnz. 130
  • MedaillenAnz. 120
  • FahrradlichtsetsAnz. 20
  • WarnwestenAnz. 20
  • ReparaturständerAnz. 4
  • FahrradreparatursetsAnz. 8
  • ErsatzschläucheAnz. 40
  • ReifenheberAnz. 20
  • FahrradkettenAnz. 8
  • KettenölAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • MarkierungskreideAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 8
  • WegweiserAnz. 60
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StempelkartenAnz. 130
  • Wasserfeste StifteAnz. 20
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • KühlkompressenAnz. 20
  • NitrilhandschuheAnz. 200
  • TaschenlampenAnz. 8
  • SicherheitswestenAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • WasserkocherAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • LebensmittelbehälterAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtücherAnz. 20
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 20
  • DesinfektionssprayAnz. 6

Dekoration

  • StartflaggenAnz. 4
  • ZielflaggenAnz. 4
  • BannerAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Distanz zuerst fest und prüfe die Routendatei vor der Veröffentlichung. Teile die finale Datei spätestens einige Tage vor dem Start an alle Teilnehmenden und Helfenden.
  • Kläre Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und Versicherung mehrere Wochen vor der Tour. Reserviere den Startort und die Erste-Hilfe-Unterstützung erst dann verbindlich, wenn Strecke und Termin feststehen.
  • Öffne die Anmeldung früh genug, damit Ernährungswünsche und Teilnehmerdaten nicht in den letzten 48 Stunden eintreffen. Weise die Startnummern nach Anmeldeschluss zu und lege Nummern sowie Bänder nach Reihenfolge bereit.
  • Plane die Versorgung nach der erwarteten Teilnehmerzahl: Fülle Kühlboxen am Veranstaltungstag, stelle Fahrradpumpen, Reparaturständer und Ersatzschläuche an einem gut sichtbaren Punkt bereit und prüfe Ladestationen sowie Powerbanks vor dem Aufbau.
  • Sortiere Wegweiser, Warnwesten und Funkgeräte bereits am Vortag nach Einsatzort. Baue Startbogen, Beschallungsanlage, Tische und Fahrradständer früh auf; bei einem frühen oder dunklen Start gehören Stirnlampen und Baustrahler zur Aufbauplanung.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Ultrafahrradtour organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Startort, Genehmigungen, Versicherung und Erste-Hilfe-Unterstützung. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geöffnet sein.
Was muss eine Checkliste für eine Ultrafahrradtour enthalten?
Sie sollte Route und Routendatei, Anmeldungen, Startnummern, Helfer, Verpflegung, Erste Hilfe und Sicherheitsmaterial abdecken. Für die Technik gehören unter anderem Funkgeräte, Powerbanks, Fahrradpumpen und Reparatursets dazu.
Wann müssen die Startnummern vorbereitet werden?
Weise die Startnummern nach Ende der Anmeldung zu, idealerweise 3 bis 5 Tage vor der Tour. Lege sie anschließend in der vorgesehenen Reihenfolge mit den Startnummernbändern bereit.
Wie viele Helfer braucht man für eine Ultrafahrradtour?
Eine feste Zahl hängt von Teilnehmerzahl, Strecke und Anzahl der Kontrollpunkte ab. Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Start, je Standort eine eingewiesene Hilfe und zusätzlich Reserven für Erste Hilfe, Wegweisung und Technik ein.

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