Checklist pour organiser une randonnée cycliste à la ferme

Une randonnée cycliste à la ferme demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut sécuriser le parcours, coordonner les agriculteurs, préparer les pauses et savoir combien de participants seront présents. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre : date et autorisations, reconnaissance du trajet, inscriptions, bénévoles, matériel et installation. Elle vous aide aussi à prévoir les oublis fréquents, comme les chambres à air, les cartes imprimées ou un plan de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
3 personnes
Définir des points de pause avec les agriculteurs
2 personnes
Concevoir les cartes d'orientation
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer les participants
Planifier les bénévoles
Briefer les agents de circulation
2 personnes
Prévoir une assistance vélo
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Définir un programme de repli
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les flèches et les rubans
2 personnes
Vérifier les vélos et les chariots
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
Monter l’aire de départ
6 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Mettre en place le contrôle des vélos
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
Tester la musique et le micro
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Laisser partir les premiers cyclistes
3 personnes
Occuper les points de circulation
4 personnes
Mobiliser un point de repos
2 personnes
Assurer le point de repos deux
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Réparer une panne de vélo
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Suivre les participants en queue de peloton
2 personnes
Enregistrer les cyclistes à l’arrivée
2 personnes
Encadrer le stationnement des vélos
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir la musique
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Démonter l’aire d’arrivée
6 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et les thermos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Réparer et ranger les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Remercier les participants
Vérifier les factures des fournisseurs
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte portable
Microphone
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Chambres à airqté 10
Démonte-pneusqté 4
Kits de réparation véloqté 4
Antivols de véloqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Casques de véloqté 6
Sacs à eauqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 45
Flèches directionnellesqté 60
Piquets en boisqté 60
Ruban de balisageqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 80
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Braceletsqté 80
Cartes d'itinéraireqté 80
Numéros de départqté 80
Caisse
Monnaie pour la caisse

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’intégralité de l’itinéraire en voiture au moins 2 à 3 semaines avant la randonnée. Notez les croisements dangereux, les zones sans réseau et l’emplacement exact des panneaux de direction.
Fixez la date et le lieu de départ au plus tard 6 à 8 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, de confirmer les agriculteurs et d’imprimer les cartes.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles aux points de pause.
Préparez l’assistance vélo pour les problèmes les plus probables : prévoyez des pompes, des kits de réparation, des démonte-pneus, des chambres à air et au moins un vélo de réserve.
Consultez la météo 48 heures avant le départ et définissez un seuil de report. Préparez aussi un message clair aux participants et un programme de repli si le parcours devient impraticable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste à la ferme ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai couvre les autorisations, la reconnaissance du parcours, les inscriptions, la coordination des bénévoles et la réservation du matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une randonnée cycliste ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la date prévue. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les quantités de boissons, de vaisselle et de supports d’accueil.
Que prévoir pour les pannes de vélo pendant la randonnée ?: Préparez une assistance avec des pompes, des kits de réparation, des démonte-pneus et des chambres à air. Vérifiez ce matériel 2 à 3 jours avant l’événement et placez-le à un point facilement accessible.
Quand installer les panneaux du parcours ?: Triez les flèches et les rubans la veille, puis installez les panneaux le matin de la randonnée, avant l’arrivée des participants. Faites contrôler les intersections principales par les bénévoles une heure avant le départ.

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