Checklist pour organiser une randonnée à vélo

Une randonnée à vélo réussie se prépare bien avant l’arrivée des participants. Il faut valider la distance sur le terrain, prévoir un itinéraire de repli et organiser les inscriptions, le ravitaillement ainsi que l’assistance mécanique. Le jour J, les panneaux, les dossards, les glacières et la table de départ doivent être prêts avant le premier départ. Cette checklist vous aide à suivre les 46 tâches et les 38 équipements du plan, dans un ordre logique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu de repos
Vérifier les autorisations
Vérifier la circulation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Partager les fichiers d’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel de dépannage vélo
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les vélos des organisateurs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer la table de départ
2 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Monter l’aire de départ
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Monter l’espace de repos
3 personnes
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer la sortie à vélo
5 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Distribuer la boisson de finisher
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Informer les participants du départ

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les fichiers du parcours
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes pop-upqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Numéros de départqté 60
Gilets de sécuritéqté 10
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Multitools pour véloqté 4
Éclairage de véloqté 10
Sangles d'arrimageqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 6
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Jerricans d'eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Faites une reconnaissance complète du parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les passages difficiles, les zones sans réseau et le temps nécessaire entre le départ et le lieu de repos.
Préparez un itinéraire alternatif au moins quelques jours avant la randonnée. Il servira en cas de travaux, de circulation dense ou de météo défavorable.
Clôturez les inscriptions avant les achats finaux afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Gardez une liste actualisée jusqu’au matin du départ.
Testez le matériel de dépannage sur les vélos des organisateurs la veille : pompes, chambres à air, démonte-pneus et multitools doivent être facilement accessibles pendant le parcours.
Installez les panneaux de parcours, la table d’inscription et l’espace de repos avant l’arrivée du groupe. Chargez aussi les téléphones, talkies-walkies et batteries externes la veille au soir.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une randonnée à vélo ?: Commencez l’itinéraire et les réservations au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Faites la reconnaissance du parcours et vérifiez les autorisations au plus tard 2 semaines avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une randonnée à vélo ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le départ, avec la distance, l’horaire, le point de rendez-vous et le fichier d’itinéraire. Fixez la date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour les crevaisons pendant une randonnée à vélo ?: Prévoyez au minimum une pompe, des démonte-pneus, un multitool et plusieurs chambres à air de rechange. Pour un groupe de 20 cyclistes, emportez au moins 4 chambres à air de rechange et répartissez le matériel entre les encadrants.
Quand vérifier la météo pour une randonnée à vélo ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau le matin du départ. Utilisez cette dernière vérification pour confirmer l’itinéraire, le ravitaillement et l’équipement d’éclairage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.