Checklist pour organiser une randonnée à vélo étudiante
Une randonnée à vélo étudiante se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les lieux, puis les inscriptions, la sécurité et le ravitaillement. Prévoyez une reconnaissance complète de l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions, en notant les passages dangereux et les points de contrôle. La veille, vérifiez la météo, chargez les moyens de communication et préparez les flèches de parcours. Le jour même, gardez assez de temps pour baliser le départ, le parking à vélos et l’arrivée avant l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo
2 personnes
Définir l'itinéraire et les points dangereux
2 personnes
Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Imprimer le plan d’accès et la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Vérifier la trousse de réparation vélo
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel de départ
2 personnes
Aménager le lieu final
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Approvisionner les postes de contrôle
3 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Encadrer la sortie à vélo
6 personnes
Tenir le point de contrôle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Fournir la musique
Servir les boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les flèches du parcours
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 24
- Bancsqté 4
- Râteliers à vélosqté 4
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 50
- Cônes de signalisationqté 30
- Gilets de sécuritéqté 12
- Pompes à véloqté 4
- Supports de réparation de véloqté 2
- Kits d'outilsqté 4
- Chambres à air de rechangeqté 20
- Démonte-pneusqté 8
- Huile pour chaîneqté 2
- Éclairage de véloqté 12
- Bandes de parcours réfléchissantesqté 4
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Talkies-walkiesqté 8
- Chargeurs de téléphoneqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 10
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
Décoration
- Bannièresqté 6
- Braceletsqté 80
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couverts de serviceqté 10
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Pinces à déchetsqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 6
- Lampes de pocheqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Faites la reconnaissance du parcours au moins 7 jours avant la randonnée. Mesurez la distance réelle, repérez les intersections difficiles et prévoyez un point de contrôle aux endroits où les participants peuvent hésiter.
- Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer la liste définitive.
- Préparez un plan de secours météo au plus tard 48 heures avant l’événement. Envoyez aux participants l’horaire, les points de rendez-vous, la distance et les consignes de sécurité dès que les prévisions sont vérifiées.
- Contrôlez le matériel de réparation la veille : pompes, outils, démonte-pneus et chambres à air de rechange. Prévoyez aussi des talkies-walkies ou des téléphones chargés pour relier le départ, les postes de contrôle et l’arrivée.
- Installez le balisage avant l’arrivée des premiers cyclistes, idéalement 1 à 2 heures à l’avance. Séparez clairement le parking à vélos, la zone d’accueil et le parcours, puis aménagez les tables, les chaises et le ravitaillement à l’arrivée.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée à vélo étudiante ?
- Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines avant le départ. Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser les quantités, la liste des participants et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour reconnaître le parcours à vélo ?
- Prévoyez une reconnaissance complète au moins 7 jours avant la randonnée, avec 2 à 4 heures selon la distance. Refaites ensuite un contrôle rapide des points dangereux 24 à 48 heures avant le départ.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations principales dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel 48 heures avant le départ. Indiquez l’heure d’accueil, l’itinéraire, les points de contrôle, la météo prévue et le lieu d’arrivée.
- Quand installer les flèches et le parking à vélos ?
- Installez les flèches d’orientation et balisez le parking 1 à 2 heures avant l’accueil. Vérifiez le parcours à pied juste après la pose, car une flèche mal orientée peut envoyer plusieurs groupes dans la mauvaise direction.
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